Making It All Work tóm tắt tiếng Việt

Bản tóm tắt cuốn sách Making It All Work (Làm cho nó hoạt động) của tác giả David Allen dưới đây đang được đóng góp bởi các thành viên của trang web dichsach.club
Nếu bạn nhận thấy có nội dung nào cần điều chỉnh hay bổ sung thêm, hãy click vào nút “Edit this page” và chỉnh sửa nội dung để giúp dichsach.club ngày càng hoàn thiện hơn. Cảm ơn bạn rất nhiều!

Bản Tiếng Việt	Bản tiếng Anh
Làm cho nó hoạt động	Making It All Work
David Allen	David Allen
Chiến thắng trong Trò chơi Công việc và Kinh doanh Cuộc sống	Winning at the Game of Work and the Business of Life
Nó nói về cái gì?	What is it about?
Những lần nhấp nháy này được xây dựng dựa trên các nguyên tắc được đặt ra trong bản hit quản lý thời gian trước đó của David Allen, Hoàn thành mọi việc (cũng có sẵn trong nháy mắt). Nó giải thích cách bạn có thể quản lý các nhiệm vụ của mình và theo đuổi các mục tiêu cuộc sống có ý nghĩa của bạn.	These blinks build on the principles laid down in David Allen’s previous time-management smash hit, Getting Things Done (also available in blinks). It explains how you can manage your tasks and pursue your meaningful life goals.
Những ngày này, chúng ta dường như luôn bị tấn công bởi những thứ gây xao nhãng. Hầu hết các ngày, thật là một điều kỳ diệu nếu chúng ta có thể đi được 5 phút mà không bị thông báo qua email, thông báo trên mạng xã hội hoặc tin nhắn văn bản.	These days we seem to be perpetually bombarded with distractions. Most days it’s a miracle if we can go five minutes without being accosted by an email, a social media notification or text message.
Trong môi trường gây mất tập trung không thương tiếc này, điều quan trọng hơn bao giờ hết là có thể tập trung đúng cách.	In this mercilessly distracting environment, it’s more important than ever to be able to focus properly.
Nếu bạn dành phần lớn thời gian trong ngày để làm những công việc nhỏ nhặt vô ích và cảm thấy mình đang bị phân tâm, thì phần tóm tắt cuốn sách này có thể giúp bạn sắp xếp lại hành động hàng ngày của mình với những ưu tiên lớn trong cuộc sống: mục tiêu và ước mơ tổng thể của bạn.	If you spend most of your days working on pointless little tasks and feel you are being distracted, these book summary can help you realign your daily actions with the big priorities in life: your overall goals and dreams.
Trong phần tóm tắt cuốn sách này, bạn sẽ khám phá lý do tại sao con người chúng ta đánh rơi mọi thứ quan trọng chỉ sau tiếng bíp của hộp thư đến.	In these book summary you’ll discover why we humans drop everything important at the beep of an email inbox.
Bạn cũng sẽ tìm hiểu lý do tại sao bận rộn không giống như làm việc hiệu quả.	You’ll also learn why being busy is not the same as being productive.
Cuối cùng, bạn sẽ tìm ra cách thực hiện lời khuyên tuyệt vời từ Hoàn thành mọi việc trong mọi lĩnh vực của cuộc sống của bạn.	Finally, you’ll find out how to implement the great advice from Getting Things Done in every sphere of your life.
Làm cho mọi việc thành công Ý tưởng chính # 1: Chúng ta rất dễ bị phân tâm và do đó đánh mất các ưu tiên của mình.	Making It All Work Key Idea #1: We are easily distracted and therefore lose track of our priorities.
Điều này xảy ra với bạn thường xuyên như thế nào: Bạn đang làm việc trên một tài liệu quan trọng thì đột nhiên một email đến bật lên. Bạn làm nghề gì?	How often has this happened to you: You’re working on an important document when all of a sudden an incoming email pops up. What do you do?
Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, có thể bạn sẽ quên ngay tài liệu có mức độ ưu tiên cao và trả lời email.	If you’re like most people, you’ll probably instantly forget about the high-priority document and answer the email.
Nhưng tại sao lại thế này?	But why is this?
Về cơ bản là do tâm trí của chúng ta hay thay đổi.	It’s basically because our minds are fickle.
Những ngày này, chúng ta bị tấn công bởi thông tin mới với số lượng lớn, từ tweet, email đến tin nhắn văn bản.	These days we’re bombarded with new information in fantastic quantities, from tweets to emails to text messages.
Và khi thông tin mới này đến, chúng tôi không có cách nào biết được liệu nó có quan trọng hay không trừ khi chúng tôi chuyển hướng chú ý đến nó: Nếu hộp thư đến của bạn “ping” để biểu thị một email mới, bạn sẽ không biết đó là spam hay một công việc cung cấp cho đến khi bạn nhìn vào nó.	And when this new information arrives, we have no way of knowing if it is important unless we divert our attention to it: If your email inbox goes “ping” to signify a new email, you won’t know whether it’s spam or a job offer until you look at it.
Điều này có nghĩa là chúng ta thường xuyên bị phân tâm và do đó phải cố gắng tập trung vào nhiệm vụ quan trọng đủ lâu để hoàn thành nó.	This means we are perpetually distracted, and therefore struggle to focus on the important task for long enough to finish it.
Hơn nữa, dòng chảy liên tục của thông tin mới và nhiệm vụ mới có nghĩa là số lượng công việc được thực hiện ngày càng được nhấn mạnh như một thước đo cho năng suất: nhân viên bán hàng có chỉ tiêu bán hàng, giáo viên có chỉ tiêu tốt nghiệp của sinh viên, v.v.	What’s more, the constant influx of new information and new tasks means that the quantity of work done is increasingly emphasized as a metric for productivity: salespeople have sales targets, teachers have student graduation targets, etc.
Nhưng số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành không phải là thước đo tốt để tập trung vào. Mặc dù việc gửi nhiều email và tham dự nhiều cuộc họp có thể khiến nhân viên cảm thấy bận rộn và hiệu quả, nhưng trên thực tế, điều đó không nói lên điều gì về chất lượng công việc của họ. Một phong vũ biểu tốt hơn nhiều cho năng suất của bạn sẽ là xem mức độ tiến bộ đã đạt được đối với các mục tiêu quan trọng được xác định trước.	But the quantity of tasks done is not a good metric to focus on. Though sending lots of emails and attending lots of meetings may make an employee feel busy and productive, it in fact says nothing about the quality of their work. A far better barometer for your productivity would be to see how much progress has been made on the predefined important goals.
Sự tập trung vào số lượng này cũng có thể khiến chúng ta sa lầy vào những công việc hàng ngày khó khăn đến mức chúng ta đánh mất các mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống của mình.	This focus on quantity can also cause us to get so bogged down in the nitty-gritty day-to-day tasks that we lose track of our larger life goals.
Ví dụ, giả sử ước mơ của bạn là trở thành một nhà văn, nhưng bạn luôn mất tập trung vào công việc trong ngày đến mức bạn cần phải làm việc vào buổi tối để bù đắp cho năng suất thấp của mình. Trong trường hợp này, bạn chỉ nợ bản thân bạn là có được sự ngăn nắp, ở nơi làm việc và ở nhà, để có thể tập trung tốt hơn và có thời gian để hướng tới những tham vọng cá nhân của mình.	For example, say your dream is to become a writer, but you’re always so distracted at your day job that you need to work evenings to make up for your low productivity. In this case, you simply owe it to yourself to get organized, at work and at home, to be able to focus better and have the time to work toward your personal ambitions.
Tất cả đều thành công Ý tưởng chính # 2: Để phát huy hết tiềm năng của mình, bạn cần phải sáng tạo và tổ chức tốt.	Making It All Work Key Idea #2: To reach your full potential, you need to be both creative and well organized.
Bạn sẽ tự cho mình là một người mơ mộng hay một người làm?	Would you consider yourself a dreamer or a doer?
Câu hỏi này nêu bật hai đặc điểm chính cần có để đạt được tiềm năng của bạn: bạn cần cả quan điểm - nghĩa là khả năng nhìn thấy bức tranh lớn - và khả năng kiểm soát, nghĩa là khả năng thực sự tổ chức và quản lý các nghĩa vụ của bạn phù hợp với bức tranh lớn đó.	This question highlights two major traits required to achieve your potential: you need both perspective – meaning the ability to see the big picture – and control, meaning the ability to actually organize and manage your obligations in line with that big picture.
Tuy nhiên, hầu hết mọi người chỉ có thể quản lý một trong những khía cạnh này, nếu điều đó. Thật vậy, một số người dường như thiếu kiểm soát lẫn quan điểm. Những người như vậy khá bất lực, lo lắng và dường như thường xuyên ở trong chế độ khẩn cấp hoảng sợ. Họ có thể sẽ đấu tranh để tổ chức ngay cả một bữa tiệc tối.	Most people, however, can only manage one of these aspects, if that. Indeed, some people seem to lack both control and perspective. Such people are fairly helpless, anxious and seem to constantly be in a panicky emergency mode. They would probably struggle to host even a dinner party.
Sau đó, có những người có thiên hướng kiểm soát vững chắc, nhưng không có quan điểm. Trí tưởng tượng và sự sáng tạo không phải là sở trường của họ, và họ thích phân loại và sắp xếp các ý tưởng hiện có hơn là nghĩ ra những ý tưởng mới. Ví dụ, một người nào đó như thế này có thể xuất sắc trong việc điều chỉnh phông chữ của tài liệu hoặc bổ sung giấy cho máy in, nhưng hoàn toàn bất lực khi thực sự soạn ra các đề xuất mới.	Then there are those with a firm penchant for control, but no perspective. Imagination and creativity are not their strong suits, and they prefer to classify and organize existing ideas than to come up with new ones. Someone like this might, for example, excel at tweaking the fonts of documents or restocking the printer with paper, but be totally helpless when it comes to actually composing new proposals.
Và sau đó là những người thiếu kiểm soát nhưng giàu quan điểm. Những người này có rất nhiều ý tưởng, bằng chứng là họ thường xuyên vẽ nguệch ngoạc và ghi chú, nhưng họ không bao giờ tiến xa được vì họ luôn bị phân tâm bởi ý tưởng tuyệt vời tiếp theo.	And then there are those who lack control but are rich in perspective. These people have lots of ideas, as evidenced by their constant doodling and note-taking, but they never get very far with them, because they always get distracted by the next great idea.
Như bạn có thể đã đoán, giải pháp tối ưu là có sự cân bằng giữa kiểm soát và quan điểm. Bạn có thể đạt được tình huống đáng ghen tị này chỉ bằng cách tổ chức rất chặt chẽ với các nhiệm vụ và mục tiêu của mình. Điều này sẽ để lại cho bạn sự tự do và tự tin để sáng tạo.	As you may have guessed, the optimal solution is to have a balance of control and perspective. You can attain this enviable situation only by being very organized with your tasks and your goals. This will leave you with the freedom and confidence to be creative.
Sự kết hợp này được minh chứng bởi những người có quan điểm mơ ước những ý tưởng mới, sáng tạo, nhưng cũng là người có quyền kiểm soát việc thực hiện những ý tưởng đó và đưa chúng vào cuộc sống. Cho dù giải quyết một dự án khó tại nơi làm việc hay chỉ xây dựng một vọng lâu trong vườn ở nhà, thành công của họ đều bắt nguồn từ những khả năng kép này.	This combination is exemplified by people who have the perspective to dream up new, innovative ideas, but who also have the control to implement those ideas and bring them to life. Whether tackling a difficult project at work or just building a gazebo in the garden at home, their success derives from these dual abilities.
Trong phần tóm tắt cuốn sách tiếp theo, bạn sẽ khám phá cách giành lại quyền kiểm soát đối với tất cả các nghĩa vụ và kế hoạch của mình.	In the next book summary, you’ll discover how to regain control over all your obligations and plans.
Làm cho mọi việc thành công Ý tưởng chính # 3: Khai thác trí nhớ của bạn: bắt đầu viết ra tất cả các ý tưởng và nhiệm vụ của bạn.	Making It All Work Key Idea #3: Outsource your memory: start writing down all your ideas and tasks.
Đã bao nhiêu lần bạn đến cửa hàng để mua ba thứ và chỉ đi ra ngoài với hai món? Hoặc đã bao nhiêu lần bạn có một ý tưởng tuyệt vời vào giờ ăn trưa, nhưng lại hoàn toàn quên mất nó là gì vào buổi tối?	How many times have you gone to the store in order to buy three things and only walked out with two? Or how many times have you had a brilliant idea at lunchtime, but completely forgotten what it was by the evening?
Rất có thể điều này xảy ra khá thường xuyên.	Chances are this happens fairly often.
Trên thực tế, tất cả những việc cần làm và dự định của chúng ta đều có nguy cơ bị lãng quên trừ khi chúng bị bắt giữ vĩnh viễn bằng cách nào đó. Và cách duy nhất để ghi lại tất cả chúng vĩnh viễn là thuê ngoài bộ nhớ của bạn.	In fact, all of our to-dos and intentions are in danger of being forgotten unless they are captured permanently somehow. And the only way to capture all of them permanently is to outsource your memory.
Điều này có nghĩa là chỉ cần đổ tất cả suy nghĩ và ý tưởng của bạn ra giấy. Tập thói quen sử dụng nhật ký để ghi lại mọi ý tưởng, nhiệm vụ và suy nghĩ mà bạn có. Đừng lo lắng về những ý tưởng tồi hoặc mọi thứ xuất hiện dưới dạng dòng ý thức, điều quan trọng nhất là đưa mọi thứ lên giấy. Tuy nhiên, đừng chỉ dựa vào phần mềm - hãy thực sự làm điều này trên giấy thực tế. Giữ một vài cuốn nhật ký này xung quanh nhà và văn phòng của bạn để bạn có thể nhanh chóng ghi lại các ý tưởng khi chúng xảy ra.	This means just dumping all your thoughts and ideas onto paper. Get into the habit of using journals where you record every idea, task and thought that you have. Don’t worry about bad ideas or everything coming out as stream of consciousness, the main thing is to put everything on paper. Don’t rely on just software though – really do this on actual paper too. Keep a couple of these journals around your home and office so you can quickly jot down ideas as they occur.
Ngoài ra, bất cứ khi nào bạn tổ chức một cuộc họp, hãy chắc chắn đặt một bảng trắng để bạn có thể viết nguệch ngoạc các ghi chú và ý tưởng nảy sinh. Lập bản đồ tư duy về chúng và sau đó chụp ảnh chúng sau đó để không có gì bị mất.	Also, whenever you’re holding a meeting, be sure to put up a whiteboard where you can scribble down notes and ideas that arise. Make mind maps of them and then take pictures of them afterwards so nothing is lost.
Khi bạn đang nắm bắt các ý tưởng và nhiệm vụ, hãy đảm bảo rằng bạn không chỉ viết ra những ý tưởng và nhiệm vụ có thể hành động ngay lập tức mà còn cả những dự án dài hạn hơn, chẳng hạn như mục tiêu cả đời của bạn.	As you’re capturing ideas and tasks, be sure you not only write down the immediately actionable ones, but also the longer-term projects, like your lifetime goals.
Đây có thể là các dự án như đánh giá lại danh mục đầu tư của bạn, học chơi piano hoặc học một ngôn ngữ mới. Ngoài ra, mỗi khi bạn nghĩ về điều gì đó có thể giúp bạn theo đuổi những ước mơ này - chẳng hạn như thuê một giáo viên dạy piano - hãy viết nó ra giấy để bạn có nhiều khả năng thực hiện nó hơn.	These could be projects like reassessing your investment portfolio, learning to play the piano or studying a new language. Also, every time you think of something that could help you pursue these dreams – say, hiring a piano teacher – write it down as well so you’re more likely to act on it.
Làm cho mọi việc thành công Ý tưởng chính # 4: Tổ chức các ý tưởng của bạn và xác định các nhiệm vụ đơn giản, có thể hành động để theo đuổi chúng.	Making It All Work Key Idea #4: Organize your ideas and define simple, actionable tasks to pursue them.
Giờ thì bạn đã biết tầm quan trọng của việc viết ra tất cả những ý tưởng mà bạn nghĩ ra và hy vọng bạn có một danh sách dài các ghi chú.	By now you know the importance of putting down in writing all the ideas that cross your mind and hopefully you have a nice long list of notes.
Gì bây giờ?	What now?
Rõ ràng, để tận dụng tối đa các ghi chú của mình, bạn cần phải sắp xếp và sắp xếp chúng. Bắt đầu bằng cách xem qua từng ý tưởng và quyết định ý tưởng nào thực sự có thể hành động được. Đối với những điều này, hãy đưa ra những hành động dễ dàng, cụ thể, cần thiết để thực hiện ý tưởng đó thành hiện thực. Ở đây càng cụ thể, bạn càng dễ hình dung và hoàn thành nhiệm vụ, vì vậy, nếu có thể, hãy xác định thời gian và địa điểm cụ thể mà bạn sẽ giải quyết. Giữ lịch của bạn luôn mở để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này.	Obviously, to get the most out of your notes you need to sort and order them. Start by going through each idea and deciding which ones are actually actionable. For these, come up with easy, specific, physical actions that need to take place to make that idea come to fruition. The more specific you get here, the easier it will be for you to visualize and complete the task, so if possible, define a specific time and place where you will tackle it. Keep your calendar open to facilitate this.
Các nhiệm vụ có thể thực hiện phải sao cho bằng cách hoàn thành tất cả chúng, bạn cũng sẽ thực hiện được các dự án hoặc mục tiêu dài hạn.	The actionable tasks should be such that by completing all of them you will have also realized long-term projects or goals.
Ví dụ, khi ban đầu bạn viết vội những ý tưởng của mình, bạn có thể đã bao gồm suy nghĩ “làm điều gì đó cho bố”. Điều đầu tiên bạn nên làm là biến khái niệm mơ hồ này thành một dự án cụ thể, chẳng hạn như “Hãy dành cho bố một bữa tiệc sinh nhật lần thứ 70 tuyệt vời”. Sau đó, dự án này được chia thành nhiều hành động riêng lẻ như đặt địa điểm, đặt bánh và thuê ban nhạc bluegrass. Nhưng bạn cũng có thể thấy rằng “làm điều gì đó cho bố” là một phần của mục tiêu lớn hơn mà bạn đã có: dành nhiều thời gian hơn cho gia đình.	For example, when you initially scribbled down your ideas you may have included the thought to “do something for Dad.” The first thing you should do is to turn this vague notion into a concrete project, like “Give Dad an amazing seventieth birthday party.” This project is then broken down into multiple individual actions like booking a venue, ordering a cake and hiring a bluegrass band. But you might also find that “doing something for Dad” is part of an even bigger goal you had: spending more time with your family.
Một ví dụ khác, mang tính định hướng chuyên nghiệp hơn sẽ là nếu ban đầu bạn đã viết ra “cải thiện tinh thần của nhân viên”. Như trước đây, trước tiên bạn sẽ cố gắng đi đến một cấp độ cụ thể hơn, ví dụ: xác định dự án “tổ chức các sự kiện nhóm thường xuyên”. Điều này lại bao gồm nhiều hành động riêng lẻ, chẳng hạn như “đặt chỗ ở quán karaoke” và “gửi lời mời”. Mặt khác, “cải thiện tinh thần của nhân viên” có thể chỉ là một tập hợp con của mục tiêu tổng thể như “giảm 15% sự luân chuyển của nhân viên”, mục tiêu dài hạn.	Another, more professionally oriented example would be if you had initially jotted down “improve employee morale.” As before, you would first try to get to a more concrete level, defining, for example, the project “organize regular team events.” This again comprises multiple individual actions, such as “book the karaoke bar” and “send out the invitation.” On the other hand “improve employee morale” might only be a subset of an overall goal like “reduce staff turnover by 15 percent,” which is intended to be long term.
Làm cho mọi việc thành công Ý tưởng chính # 5: Sắp xếp các nhiệm vụ thành các danh mục tùy theo thời gian và địa điểm bạn sẽ thực hiện chúng.	Making It All Work Key Idea #5: Organize tasks into categories according to when and where you’ll do them.
Bây giờ, bạn sẽ có một danh sách dài các nhiệm vụ có thể hành động được bổ sung một cách có ý nghĩa. Và nếu bạn giống như hầu hết mọi người, ngoài danh sách này, bạn có thể bị bao quanh bởi một đống ghi chú Post-It, những việc cần làm và lời nhắc trong lịch kỹ thuật số.	By now you should have a long list of actionable tasks that add up in a meaningful way. And if you’re like most people, in addition to this list you’re probably surrounded by a maelstrom of Post-It notes, paper to-dos and reminders in digital calendars.
Để đống nhiệm vụ dưới nhiều hình thức khác nhau trở nên có ý nghĩa, chúng cần được sắp xếp và ưu tiên.	For this pile of tasks in their various forms to make any sense, they need to be organized and prioritized.
Bắt đầu bằng cách chia các nhiệm vụ có thể hành động của bạn thành ba danh sách việc cần làm: các công việc cần làm ngay bây giờ, sau này hoặc bởi người khác. Các nhiệm vụ trong danh sách đầu tiên là những nhiệm vụ có thể được thực hiện ngay lập tức, trong khi những tác vụ trong danh sách thứ hai có thể sẽ được hưởng lợi từ các danh mục con bổ sung thêm ngữ cảnh cho nhiệm vụ.	Start by dividing your actionable tasks into three to-do lists: tasks to be done now, at a later time, or by someone else. The tasks in the first list are ones that can be done immediately, whereas those that go into the second will probably benefit from subcategories that add more context to the task.
Ví dụ: nếu bạn bắt gặp nhiệm vụ “dự thảo đơn xin việc”, bạn có thể đặt nó trong danh mục phụ “Sau này - các nhiệm vụ khi tôi đang sử dụng máy tính”.	For example, if you come across the task “draft job application,” you could put it under the subcategory “Later – tasks for when I’m at the computer.”
Hoặc nếu bạn thấy nội dung nào đó mà bạn muốn đọc nhưng không có thời gian, bạn có thể phân loại nó trong mục “Sau - đọc”.	Or if you see something that you’d like to read but don’t have the time, you can categorize it under “Later – reading.”
Bạn cũng có thể xác định các danh mục phụ cho tất cả những người quan trọng trong cuộc sống của mình để bạn biết phải nói gì khi tiếp xúc với họ, chẳng hạn như vợ / chồng hoặc đồng nghiệp cũ của bạn.	You can also define subcategories for all the important people in your life so you know what to say when you next come into contact with, for example, your spouse or an old colleague.
Danh sách thứ ba nên chứa các nhiệm vụ mà bạn đã ủy quyền cho người khác và kết quả mà bạn đang chờ đợi.	The third list should contain the tasks that you’ve delegated to someone else and whose results you are awaiting.
Khi bạn đã xử lý xong các nhiệm vụ có thể hành động, mọi thứ khác sẽ được lưu trữ để sử dụng sau này trong các danh sách riêng biệt. Điều này ngăn họ tạo gánh nặng cho sự chú ý ngay lập tức của bạn để bạn có thể tập trung vào những điều cần thiết.	Once you’ve dealt with the actionable tasks, everything else should be stored for later use in separate lists. This stops them from burdening your immediate attention so you can focus on the essential.
Một ví dụ sẽ là một ghi chú nói rằng một trong những mục tiêu cuộc sống của bạn là giúp đỡ những người kém may mắn trong xã hội. Những ý tưởng như vậy nên nằm trong danh sách “tầm nhìn”.	An example would be a note saying that one of your life goals is to help the less fortunate in society. Such ideas should go on the “vision” list.
Bạn cũng có thể có một danh sách “có thể” nơi bạn thêm các mục có thể trở nên phù hợp trong tương lai. Ví dụ: mặc dù hiện tại không phải như vậy, nhưng trong tương lai bạn có thể quan tâm đến việc cộng tác với bên thứ ba, nếu hoàn cảnh cho phép.	You can also have a “maybe” list where you add items that may become relevant in the future. For example, though it’s not the case at the moment, you may in the future be interested in collaborating with a third party, if circumstances allow.
Làm cho mọi việc thành công Ý tưởng chính # 6: Duy trì danh sách và không gian làm việc của bạn thường xuyên để bạn không bị choáng ngợp.	Making It All Work Key Idea #6: Maintain your lists and workspace regularly so you’re not overwhelmed.
Giả sử rằng bây giờ bạn có một số danh sách việc cần làm được sắp xếp hợp lý. Làm thế nào để bạn duy trì chúng?	Let’s assume that you now have several well-organized to-do lists. How do you maintain them?
Sau cùng, rất có thể bạn sẽ nảy ra những ý tưởng và nhiệm vụ mới nhanh hơn những gì bạn có thể thực hiện. Điều này có nghĩa là danh sách của bạn sẽ tiếp tục mở rộng và cuối cùng sẽ hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát, bao gồm các trang trên các trang của các nhiệm vụ chưa hoàn thành.	After all, it’s highly likely that you’ll come up with new ideas and tasks faster than you can take care of them. This means that your lists will keep expanding and eventually will be completely out of control, comprising pages upon pages of unfinished tasks.
Vậy cách khắc phục là gì?	So what’s the remedy?
Rất đơn giản, bạn cần phải xem lại danh sách của mình thường xuyên và cắt bỏ một cách tàn nhẫn những công việc đã “cũ” hoặc không còn phù hợp nữa.	Quite simply, you need to review your lists regularly, and ruthlessly chop out tasks that are “stale” or no longer relevant.
Dành tối đa hai giờ mỗi tuần để xem xét và cập nhật nội dung của tất cả danh sách, lịch và dự án của bạn. Ví dụ: giả sử bạn đã dành nhiều tháng để tìm kiếm một công việc mới và cuối cùng đã tìm thấy một công việc. Điều này sẽ có tác động rất lớn đến danh sách việc cần làm của bạn: loại bỏ mọi thứ liên quan đến việc tìm kiếm một công việc mới, chẳng hạn như tìm kiếm các vị trí tuyển dụng.	Spend up to two hours each week reviewing and updating the content of all your lists, calendars and projects. For example, say you spent months looking for a new job and finally found one. This should have a huge impact on your to-do lists: get rid of everything that was related to finding a new job, such as searching through vacancies.
Đồng thời, bạn cần đánh giá xem bạn có cần di chuyển mọi thứ xung quanh trong các danh mục phụ hay không. Ví dụ: có thể một mục tiêu chính trong cuộc sống trong danh mục phụ “có thể”, như “thể chất” có thể được chuyển sang một dự án có thể hành động như “chạy marathon năm sau”.	At the same time you need to assess whether you need to move things around in the subcategories. For example, perhaps a major life goal in the “maybe” subcategory, like “get fit” could be bumped up to an actionable project like “run next year’s marathon.”
Cũng quan trọng như việc dọn dẹp nhà cửa với danh sách việc cần làm của bạn, thường xuyên làm như vậy đối với những nơi thực tế mà bạn lưu giữ các nhiệm vụ và ý tưởng của mình.	Just as important as doing housekeeping with your to-do lists is regularly doing the same for the physical places where you keep your tasks and ideas.
Dọn dẹp hộp thư đến và trong giỏ hàng ngày hoặc hai ngày để tránh chúng trở nên lộn xộn, đồng thời đảm bảo bạn cũng giữ được không gian làm việc thông thoáng bằng cách gom tất cả tài liệu vào một nơi để xử lý.	Clear out your inboxes and in-baskets every day or two to avoid them becoming cluttered, and make sure you keep a clear workspace as well by collecting all your documents into one place for processing.
Một biện pháp quyết liệt hơn có thể là chuyển văn phòng của bạn đi nơi khác. Việc tổ chức lại lớn được yêu cầu thường có thể có lợi vào cuối ngày.	One more drastic measure could be to move your office somewhere else. The major reorganization required can often be beneficial at the end of the day.
Trong phần tóm tắt cuốn sách tiếp theo, bạn sẽ học cách sắp xếp các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp để phù hợp với tư duy dài hạn, ở cấp độ cao của bạn.	In the next book summary you’ll learn how to organize your personal and professional goals to match your long-term, high-level thinking.
Làm cho mọi việc thành công Ý tưởng chính # 7: Đảm bảo các nhiệm vụ hàng ngày của bạn có ý nghĩa bằng cách sắp xếp chúng thành các dự án giúp bạn hướng tới các mục tiêu dài hạn hơn.	Making It All Work Key Idea #7: Ensure your day-to-day tasks are meaningful by organizing them into projects that move you toward longer-term goals.
Bạn đã bao giờ dành cả ngày để thực hiện tất cả các nhiệm vụ nhỏ nhặt, chỉ để sau này nhìn lại chúng và nhận ra rằng chúng thực sự chẳng mang lại điều gì có ý nghĩa?	Have you ever spent an entire day taking care of all manner of little tasks, only to look back on them later and realize that they didn’t actually add up to anything meaningful?
Nếu bạn muốn duy trì các ưu tiên nghề nghiệp và cá nhân của mình, bạn cần tránh điều này và đảm bảo những gì bạn làm hàng ngày là quan trọng. Để đạt được điều này, bạn phải làm ba điều.	If you want to stay true to your professional and personal priorities, you need to avoid this and ensure what you do day-to-day is important. To achieve this, you must do three things.
Đầu tiên, hãy xác định tất cả những trách nhiệm mà bạn có trong cuộc sống để đảm bảo rằng bạn sống đúng với chúng, dù bạn làm bất cứ điều gì.	First, identify all the responsibilities you have in life to ensure that you live up to them, whatever you do.
Vạch ra tất cả các nhiệm vụ của bạn đối với bản thân và những người khác trên bản đồ tổ chức phân nhánh thành các lĩnh vực chi tiết hơn.	Map out all your duties to yourself and others onto an organizational map that branches out into more detailed areas.
Một ví dụ về lĩnh vực trách nhiệm cá nhân thường bị bỏ qua là sức khỏe. Bạn có thể đánh dấu điều này trên bản đồ của mình và phân ra các điểm phụ từ đó, chẳng hạn như chăm sóc răng miệng, khám sức khỏe hàng năm, tập thể dục và ăn kiêng. Chúng không nhất thiết phải cụ thể hơn điều này - chỉ cần bạn biết chúng là đủ.	One example of a personal area of responsibility that is often neglected is health. You might mark this on your map and branch out subpoints from it, such as dental care, annual medical checkups, exercise and diet. They don’t necessarily need to be more specific than this – it is enough that you are aware of them.
Điều thứ hai bạn cần làm để đảm bảo các hành động hàng ngày của bạn có ý nghĩa là nhóm các nhiệm vụ riêng lẻ thành các dự án có thể quản lý được. Đến lượt mình, các dự án sẽ đưa bạn tới một số mục tiêu cao hơn, sẽ được thảo luận ngay sau đó và chúng sẽ có thể đạt được trong vòng chưa đầy một năm.	The second thing you need to do to ensure your daily actions are meaningful is to group the individual tasks into manageable projects. Projects in turn should move you toward some higher goal, to be discussed shortly, and they should be attainable in under a year.
Trong phạm vi cá nhân, đây có thể là học những điều cơ bản của tiếng Đức để theo đuổi mục tiêu cuối cùng trở nên thông thạo hoàn toàn.	In a personal sphere, these could be to learn the basics of German in order to pursue the goal of eventually becoming fully fluent in it.
Trong lĩnh vực chuyên môn, một dự án có thể là thuê một chuyên gia tiếp thị hoặc thiết lập một cửa hàng trực tuyến mới, cả hai đều nhằm đạt được mục tiêu lớn hơn, chẳng hạn như tăng trưởng doanh số bán hàng 15%.	In the professional sphere, a project could be to hire a marketing guru or to set up a new online store, both aimed at attaining a bigger goal, like 15 percent growth in sales.
Cuối cùng, bạn cần đánh giá mục tiêu của mình. Các mục tiêu khác với các dự án ở chỗ chúng dài hạn và chiến lược hơn: các mục tiêu có xu hướng đạt được trong một đến ba năm. Ví dụ: mục tiêu dài hạn của bạn có thể là thoát khỏi nợ nần và điều này có thể đòi hỏi nhiều dự án khác nhau, như thương lượng lại các khoản vay của bạn hoặc chuyển đến một thành phố rẻ hơn.	Finally, you need to assess your goals. Goals differ from projects in that they are more long term and strategic: goals tend to be achieved in one to three years. For example, your long-term goal may be to get out of debt, and this could demand a variety of projects, like renegotiating your loans or moving to a cheaper city.
Làm cho mọi việc thành công Ý tưởng chính # 8: Các tổ chức cần xác định tầm nhìn của họ về nơi họ muốn đến và các nguyên tắc họ sẽ duy trì để đạt được điều đó.	Making It All Work Key Idea #8: Organizations need to define their vision for where they want to go and the principles they’ll maintain to get there.
Cho đến nay, chúng tôi chủ yếu xem xét cách cá nhân bạn có thể đạt được tham vọng của mình, nhưng còn các tổ chức thì sao? Làm thế nào bạn có thể đưa một tổ chức đến đúng vị trí của nó?	So far we’ve mostly looked at how you personally can achieve your ambitions, but what about organizations? How can you get an organization to where it should be?
Rõ ràng nhiệm vụ đầu tiên là xác định điểm đến. Hình dung nơi bạn thấy tổ chức của mình sẽ đạt được thành công. Điều này sẽ làm cho hướng đi của bạn trở nên rõ ràng.	Obviously the first task is to identify the destination. Visualize where you see your organization going to achieve success. This will make your direction clear.
Ví dụ: công ty của bạn có thể quyết định rằng tầm nhìn cuối cùng của họ là trở thành cửa hàng tạp hóa phổ biến nhất trong khu vực nhờ bán sản phẩm chất lượng cao nhất. Tầm nhìn này sẽ cung cấp một con đường rõ ràng để làm theo: bắt đầu mua sắm những sản phẩm tốt nhất xung quanh.	For example, your company might decide that its ultimate vision is to be the most popular grocery store in the region thanks to selling the highest quality produce. This vision would provide a clear path to follow: start procuring the best produce around.
Nhiệm vụ thứ hai sau đó là làm cụ thể hơn: ban lãnh đạo nên xác định các nguyên tắc chỉ đạo - ý nghĩa các giá trị - để doanh nghiệp tồn tại.	The second task then is to get more specific: management should define the guiding principles – meaning values – for the business to live by.
Thông thường, một tổ chức có từ ba đến 30 nguyên tắc như “trợ giúp cộng đồng địa phương” hoặc “cung cấp dịch vụ khách hàng cao cấp”.	Typically an organization has anywhere from three to 30 principles like “helping local communities” or “providing superior customer service.”
Các nguyên tắc này phải được xác định bởi đội ngũ quản lý, và sau đó được thực hiện trong cuộc sống thực ở tất cả các cấp. Một số công ty thậm chí còn có một giám đốc nhân sự toàn thời gian để đảm bảo rằng mọi người tuân thủ các nguyên tắc.	These principles must be defined by the management team, and then implemented in real life at all levels. Some companies even have a full-time HR manager to ensure that people adhere to the principles.
Ví dụ: nếu một trong những nguyên tắc của công ty bạn là “phát triển nhân viên”, bạn có thể đưa nguyên tắc đó vào cuộc sống bằng cách thực hiện các đánh giá 360 độ nghiêm ngặt về tất cả nhân viên.	For example, if one of your company’s principles is “develop employees,” you might bring it to life by instituting rigorous 360-degree reviews of all staff members.
Một khi một tổ chức biết mình muốn đi đâu (tầm nhìn của mình) và cách hành xử trên con đường đến đó (các nguyên tắc của tổ chức) thì hầu hết mọi câu hỏi đều có thể được giải quyết một cách dễ dàng. Ngay cả những tình huống khó xử phức tạp như “Chúng ta có nên mua lại công ty đó không?” “Chúng ta có nên đầu tư nhiều hơn vào nghiên cứu không?” hoặc “Chúng ta có nên mở rộng sang thị trường này không?” có thể được giải quyết dễ dàng, bởi vì bất kỳ câu trả lời nào cũng phải đưa công ty đến gần hơn với tầm nhìn và tuân thủ các nguyên tắc của nó.	Once an organization knows where it wants to go (its vision) and how it should behave on the way there (its principles) than almost any question can be resolved easily. Even tricky dilemmas like “Should we acquire that company?” “Should we invest more in research?” or “Should we expand to this market?” can be resolved easily, because any answer must take the company closer to its vision and adhere to its principles.
Tất cả đều thành công Ý tưởng chính # 9: Xác định con đường của riêng bạn và giá trị cá nhân của bạn, sau đó mạnh dạn trả lời những câu hỏi lớn trong cuộc sống.	Making It All Work Key Idea #9: Define your own path and your personal values, and then boldly answer the big questions in life.
Hãy tưởng tượng bạn đang đi dọc theo một con đường trong rừng. Mỗi khi đến ngã tư, bạn phải đoán xem mình nên đi con đường nào, bởi vì bạn chỉ có thể nhìn thấy một viên đá ném phía trước.	Imagine yourself walking along a forest path. Every time you come to a crossing you must guess which path you should take, because you can only see a stone’s throw ahead.
Bây giờ hãy tưởng tượng tình huống tương tự, nhưng quan điểm của bạn tăng lên đáng kể. Bạn có thể nhìn xuống bản thân từ một độ cao lớn và nhìn thấy con đường của mình cũng như tất cả các con đường khác một cách hoàn hảo, vì vậy bạn biết chính xác con đường nào cần đi.	Now imagine the same situation, but your viewpoint rises dramatically into the air. You can look down at yourself from a great height and see your path as well as all the other paths perfectly, so you know exactly which one to take.
Cũng giống như sự thăng thiên này cho phép bạn nhìn thấy nơi bạn muốn đến trong rừng, bạn cũng phải vượt lên trên những điều vụn vặt hàng ngày để có được cái nhìn toàn cảnh về cuộc sống của mình.	Just as this ascension allows you to see where you want to go in the forest, you must similarly rise above daily minutiae to get a big-picture view of your life.
Hãy tự hỏi bản thân, bạn thấy mình ở đâu trong mười năm nữa? Nếu mọi thứ rơi vào đúng vị trí và bạn trở nên thành công rực rỡ, bạn sẽ ở đâu? Chẳng hạn, bạn có muốn xây một biệt thự không? Đi du lịch thế giới? Bắt đầu một quỹ từ thiện?	Ask yourself, where do you see yourself in ten years? If everything falls into place and you become wildly successful, where would you be? Would you, for example, build a mansion? Travel the world? Start a charitable foundation?
Thu thập tất cả những tương lai lý tưởng này vào một danh sách: bao gồm tất cả các sự kiện bạn muốn thấy sẽ xảy ra.	Collect all these ideal futures into a list: include all the events you’d like to see happen.
Cái nhìn về tương lai này, mặc dù mang tính suy đoán, là con đường mà bạn nhìn thấy ở giữa rừng - con đường bạn muốn đi. Bạn nên tập trung nỗ lực để đạt được điều đó, và xem xét lại mục tiêu này hàng năm.	This view of the future, though speculative, is the path that you see in the middle of the forest – the one you want to be on. You should focus your efforts on getting there, and review this goal every year.
Nhưng ngoài việc biết mình muốn đạt được gì, bạn cũng nên biết giá trị cá nhân của mình là gì. Ví dụ, nhiều người cố gắng trở nên trung thực, khôn ngoan và hào phóng trong khi thực hiện một lối sống bền vững và mang lại lợi ích cho cộng đồng của họ.	But in addition to knowing what you want to achieve, you should also know what your personal values are. For example, many people seek to be honest, wise and generous while leading a sustainable lifestyle and benefiting their communities.
Đối với hầu hết mọi người, giá trị của họ có thể xác định được bởi vì miễn là họ hoàn thành chúng, họ không quan tâm họ đang ở đâu hay đang ở cùng ai. Viết ra các giá trị của riêng bạn để bạn có thể tham khảo lại chúng.	For most people, their values are identifiable because as long as they fulfill them, they don’t care where they are or who they’re with. Write down your own values so you can refer back to them.
Cuối cùng, bạn cũng phải mạnh dạn đặt cho mình những câu hỏi lớn trong cuộc sống. Ví dụ, bạn muốn được nhớ đến như thế nào? Bạn có nên thành lập một gia đình? Sự nghiệp của bạn có truyền cảm hứng không? Chỉ bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn mới có thể thực sự tập trung vào điều quan trọng.	Finally, you must also boldly ask yourself the big questions in life. For example, how do you want to be remembered? Should you start a family? Is your career inspiring? Only by answering these will you be able to truly focus on what’s important.
Tóm tắt cuối cùng	Final Summary
Thông điệp chính trong cuốn sách này:	The key message in this book:
Để làm việc hiệu quả, bạn phải kiểm soát các hành động hàng ngày của mình. Bắt đầu ghi lại tất cả các ý tưởng và nhiệm vụ của bạn trên giấy, và sắp xếp chúng thành các thứ bậc có ý nghĩa theo các mục tiêu lớn hơn của bạn trong cuộc sống.	To be productive you must take control of your daily actions. Start capturing all your ideas and tasks on paper, and organize them into meaningful hierarchies according to your bigger goals in life.
Lời khuyên hữu ích:	Actionable advice:
Thực hiện các nhiệm vụ nhanh chóng ngay lập tức.	Take care of quick tasks immediately.
Khi bạn đang làm một việc gì đó và một nhiệm vụ mới phát sinh có thể khiến bạn mất tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn, hãy đánh giá xem bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ mới này. Nếu bạn có thể mất chưa đến hai phút - ví dụ: gửi một email nhanh - hãy làm như vậy ngay lập tức. Nếu mất nhiều thời gian hơn, hãy cố gắng ủy quyền cho người khác. Việc tuân thủ hai quy tắc này sẽ mang lại hiệu quả kỳ diệu trong việc giữ cho hộp thư đến của bạn ở mức tối thiểu.	When you’re doing something and a new task arises that can distract you from your more important tasks, evaluate how long it will take you to be done with this new task. If it is likely to take you less than two minutes – for example, sending off a quick email – do so immediately. If it takes longer, try to delegate it to someone else. Adhering to these two rules will work wonders in keeping your inbox at a minimum.
Giữ danh sách trong các chương trình email của bạn.	Keep lists in your email programs.
Bạn có thể quản lý các danh sách việc cần làm khác nhau của mình một cách hiệu quả bằng cách nhúng chúng vào hệ thống email của mình. Ví dụ: trong MS Outlook, bạn có thể sử dụng chức năng Ghi chú để soạn và duy trì danh sách hoặc trong Gmail, bạn có thể chỉ cần giữ tất cả danh sách của mình dưới dạng bản nháp email dưới các tiêu đề chủ đề khác nhau, chỉnh sửa chúng theo yêu cầu.	You can manage your various to-do lists effectively by embedding them in your email system. For example, in MS Outlook, you can use the Notes function to compose and maintain lists, or in Gmail you can simply keep all your lists as email drafts under different subject headings, editing them as required.

[Nonfiction]

Discussion