User Tools

Site Tools


talk_lean_shorter_meetings_quicker_results_better_relations

Talk Lean: Shorter Meetings. Quicker Results. Better Relations.

Lượt xem: 6

Bản tóm tắt cuốn sách Talk Lean: Shorter Meetings. Quicker Results. Better Relations. (Talk Lean: Cuộc họp ngắn hơn. Kết quả nhanh hơn. Mối quan hệ tốt hơn.) của tác giả Alan H. Palmer dưới đây được dịch sơ bộ bằng công cụ dịch tự động và sẽ được kiểm tra, điều chỉnh lại bởi các thành viên của trang web dichsach.club (bao gồm cả bạn nữa);
Vì vậy, nếu bạn nhận thấy bản dịch này có nội dung nào chưa chính xác, đừng ngần ngại ấn vào nút “Edit this page” để hiệu chỉnh nội dung giúp bản dịch ngày càng hoàn thiện hơn. Cảm ơn bạn rất nhiều!

Bản dịchBản tiếng Anh
Talk Lean: Cuộc họp ngắn hơn. Kết quả nhanh hơn. Mối quan hệ tốt hơn.Talk Lean: Shorter Meetings. Quicker Results. Better Relations.
Alan H. PalmerAlan H. Palmer
Talk Lean sẽ dạy bạn cách bày tỏ suy nghĩ của mình một cách trực tiếp, thẳng thắn nhưng vẫn nhã nhặn. Tác giả chia sẻ những mẹo hiệu quả, dễ áp dụng để có một cuộc trò chuyện hiệu quả, giúp đạt được mục tiêu của bạn.Talk Lean will teach you how to express your thoughts in a direct, candid, yet courteous manner. The author shares effective, easy-to-apply tips for having a productive conversation that helps achieve your goals.
Chúng tôi có rất nhiều cuộc họp. Tại sao nhiều người cảm thấy lãng phí thời gian?We have so many meetings. Why do so many feel like a waste of time?
Cho dù đó là một cuộc họp nhóm, một đối một với sếp, đồng nghiệp hoặc nhân viên của bạn, hay thậm chí là cuộc trò chuyện khi một chàng trai thích một cô gái và không biết phải nói gì với cô ấy, tất cả chúng ta đều phải vật lộn để nói những gì chúng ta muốn để nói.Whether it’s a team meeting, a one-on-one with your boss, colleague, or employee, or even the conversation when a boy likes a girl and doesn’t know what to say to her, we all struggle with saying what we want to say.
Đó là nơi tóm tắt cuốn sách này về các cuộc nói chuyện tinh gọn. Nói chuyện tinh gọn có nghĩa là nói điều gì đó rõ ràng, trực tiếp và đi vào trọng tâm, một cách lịch sự, điềm tĩnh, nhã nhặn. Đó là cách tốt nhất để ngừng lãng phí thời gian của mọi người và tận dụng tối đa các cuộc họp!That’s where this book summary about lean talks come in. Talking lean means saying something clear, direct and to-the-point, in a polite, calm, courteous manner. That’s the best way to stop wasting everyone’s time and get the most of meetings!
Trong phần tóm tắt này về Talk Lean của Alan H. Palmer, bạn sẽ thấyIn this summary of Talk Lean by Alan H. Palmer, you’ll find out
khi nào bắt đầu một câu với “Bạn” so với “Tôi”;when to start a sentence with “You” vs. “I”;
tại sao câu hỏi tu từ có thể giết chết một cuộc họp; vàwhy rhetorical questions can kill a meeting; and
làm thế nào để đảm bảo những gì bạn nói được truyền đạt.how to make sure what you say gets across.
Talk Lean Key Idea # 1: Bắt đầu mọi cuộc họp bằng cách lịch sự bày tỏ chính xác những gì bạn đang nghĩ.Talk Lean Key Idea #1: Start every meeting by politely expressing exactly what’s on your mind.
Đã bao nhiêu lần bạn có một cuộc họp không hiệu quả chỉ vì bạn ngại bày tỏ những gì thực sự trong tâm trí của bạn?How many times have you had an unproductive meeting just because you were afraid of expressing what was really on your mind?
Bạn có thể thay đổi điều đó bằng cách thông báo ý định của mình ngay từ phút đầu tiên của cuộc họp. Điều quan trọng là bạn phải làm rõ mục đích của mình ngay từ sớm; Càng không rõ ràng, người khác hoặc người khác sẽ bắt đầu thắc mắc hoặc nghi ngờ rằng có điều gì đó mà bạn không nói.Well, you can change that by announcing your intentions from the very first minute of the meeting. It’s important you make your purpose clear early on; the longer it is unclear, the more likely the other person or people will start to wonder or get suspicious that there’s something you’re not saying.
Thể hiện mục đích của bạn bằng ngôn ngữ thẳng thắn và trực tiếp mà không thô bạo hoặc thô lỗ. Bằng cách đó, bạn đang thiết lập một tiền lệ lịch sự, nhã nhặn cho phần còn lại của cuộc trò chuyện.Express your purpose in language that’s straightforward and direct without being brutal or rude. That way, you’re setting a polite, courteous precedent for the rest of the conversation.
Ví dụ, hãy tưởng tượng một người quản lý có một nhân viên tài năng nhưng có thói quen đi muộn. Cô ấy liên tục nhắc nhở anh ấy phải đúng giờ, nhưng vì giọng điệu của cô ấy có phần hung hăng, anh ấy bỏ đi việc nhớ rằng sếp của anh ấy đã thô lỗ, thay vì ghi nhớ quan điểm của cô ấy.For example, imagine a manager has a talented but habitually tardy employee. She keeps reminding him to be on time, but since her tone is aggressive, he leaves remembering that his boss was rude, rather than remembering her point.
Điều gì không nên nói: “Tại sao bạn cứ khăng khăng đến muộn như vậy ngày này qua ngày khác?”What not to say: “Why on earth do you insist on arriving so late day in, day out?”
Điều gì đó tốt hơn: “John, tôi có thể làm gì để đảm bảo sự đúng giờ của bạn trong tương lai, để chúng ta có thể tránh các cuộc đối đầu trong tương lai về vấn đề này?”Something better: “John, what can I do to ensure your punctuality in the future, so that we can avoid future confrontations on this matter?”
Cách thứ hai, John phải suy nghĩ về hành động của mình và đề xuất một kế hoạch cải thiện, có khả năng dẫn đến một kết quả tích cực.The second way, John has to think about his actions and propose a plan for improvement, likely leading to a positive outcome.
Việc chuẩn bị là rất quan trọng nếu bạn muốn các cuộc họp của mình diễn ra theo một quỹ đạo tương tự. Suy nghĩ về những gì bạn muốn từ người kia, và sau đó quay trở lại để tìm ra cách tốt nhất để đạt được điều đó. Sau đó, bạn sẽ có thể dẫn dắt cuộc trò chuyện theo cách thu hút được những phản hồi mong muốn từ người kia.Preparation is important if you want your meetings to follow a similar trajectory. Think about what you want from the other person, and then work your way back to figure out the best way to achieve it. Then, you’ll be able to lead the conversation in a way that invites desirable responses from the other person.
Nói cách khác, hãy tự hỏi bản thân, “Tôi hy vọng điều gì sẽ xảy ra vào cuối cuộc họp?” Sử dụng câu trả lời để cấu trúc lời mở đầu của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ có thể truyền đạt chính xác những gì bạn đang nghĩ và đảm bảo rằng người khác đang theo dõi thông điệp của bạn ngay từ đầu.In other words, ask yourself, “What do I hope will happen at the end of the meeting?” Use the answer to structure your opening comments. This way, you’ll be able to communicate exactly what you’re thinking and ensure that the other person is following your message from the get-go.
Talk Lean Key Idea # 2: Để có một cuộc họp hiệu quả, hãy tạo ra một môi trường cởi mở và lắng nghe một cách cẩn thận.Talk Lean Key Idea #2: For a productive meeting, create an environment of openness and listen carefully.
Bây giờ bạn đã biết cách mở cuộc họp thành công, đây là cách tiến hành.Now that you know how to successfully open a meeting, here’s how to proceed.
Thường thì chúng ta đi vào một cuộc họp với những suy nghĩ và cảm xúc mà chúng ta không có đủ can đảm để bày tỏ. Thay vì nói những gì trong đầu, chúng ta mắc sai lầm hoặc vô tình truyền đạt những ý tưởng không thành lời đó thông qua cử chỉ, nét mặt hoặc ngôn ngữ cơ thể.Often we go into a meeting with thoughts and feelings we don’t have the courage to express. Instead of saying what’s on our mind, we make blunders or inadvertently communicate those unsaid ideas through gestures, facial expressions or body language.
Trong những trường hợp khác, chúng ta ngăn cản người khác chia sẻ quan điểm của riêng mình về vấn đề này. Những câu hỏi mỉa mai và tu từ thường có thể có tác dụng cho phép chúng ta áp đặt quan điểm về tính ưu việt, làm giảm sự quan tâm đóng góp của người khác.In other cases, we inhibit other people, preventing them from sharing their own perspectives on the matter. Irony and rhetorical questions can often have the effect of allowing us to impose a view of superiority, diminishing others’ interest in contributing.
Đó là lý do tại sao cách tiếp cận tốt nhất cho bất kỳ cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện nào là nói theo quan điểm của riêng bạn. Để kết thúc, hãy bắt đầu câu bằng đại từ nhân xưng I, not you. Ví dụ, thay vì nói, “Bạn đã sai”, bạn có thể nói, “Tôi không đồng ý với bạn.”That’s why the best approach for any meeting or conversation is to speak from your own point of view. To that end, start sentences with the personal pronoun I, not you. For instance, instead of saying, “You are wrong,” you could say, “I disagree with you.”
Cũng rất hữu ích nếu bạn cẩn thận lắng nghe bản thân và những người khác. Vấn đề không chỉ là nghe bằng tai: hãy chú ý đến ngôn ngữ người khác sử dụng và để trực giác hướng dẫn bạn.It’s also helpful to listen carefully to yourself and others. It’s not just a matter of listening with your ears: pay attention to the language other people use and let your intuition guide you.
Nói thì dễ hơn làm, bởi vì hầu hết chúng ta có xu hướng ghi nhớ tốt nhất những thông tin có tác động đến cảm xúc. Ghi chú và ghi lại những từ và cụm từ chính xác mà người khác nói, thay vì diễn giải hoặc ghép vào từ của riêng bạn. Có những lời của người khác trong ghi chú của bạn sẽ cho phép bạn sau này xây dựng một bản tường trình chính xác về cuộc họp, cũng như phản hồi một cách thích hợp vào thời điểm này. Và nếu bạn nhận thấy rằng bạn không hoàn toàn hiểu điều gì đó người kia nói, hãy hỏi!It’s easier said than done, because most of us tend to best remember information that has an emotional impact. Take notes and jot down the exact words and phrases others say, rather than paraphrasing or putting into your own words. Having other people’s words in your notes will allow you to later construct an accurate account of the meeting, as well as respond appropriately in the moment. And if you notice that you don’t fully understand something the other person said, just ask!
Tất nhiên, như chúng tôi đã đề cập trước đó, điều quan trọng là bạn cũng phải lắng nghe bản thân. Trong khi bạn đang viết ra những lời của đồng nghiệp, hãy tự hỏi bản thân bạn cảm thấy như thế nào. Và nếu bạn nhận thấy bất kỳ nghi ngờ hoặc sự khác thường nào trong bản thân, bạn có thể đưa ra và nói ra.Of course, as we mentioned earlier, it’s important to listen to yourself, too. While you’re writing down your colleagues’ words, ask yourself how you feel. And if you notice any doubt or unclarity in yourself, you can bring it up and talk it out.
Talk Lean Key Idea # 3: Phản hồi một cách thích hợp.Talk Lean Key Idea #3: Respond appropriately.
Như chúng ta vừa tìm hiểu, lắng nghe cẩn thận là một phần quan trọng để có một cuộc họp hiệu quả. Nhưng đó không phải là tất cả: phản hồi một cách thích hợp với những gì người kia nói là rất quan trọng, để nâng tầm cuộc trò chuyện lên một tầm cao hơn.As we just learned, listening carefully is an important part of having a productive meeting. But that’s not all: responding appropriately to what the other person says is crucial, to elevate the conversation to a higher level.
Sau cùng, bạn không muốn câu trả lời của mình chặn cuộc thảo luận thêm. Điều này thường xảy ra khi mọi người phản ứng theo cách tiêu cực, nói những điều tương tự như “Điều đó thật tệ hại!” Những câu trả lời kiểu đó để lại rất ít không gian cho người kia mở rộng tuyên bố của họ hoặc thương lượng thêm.After all, you don’t want your response to block further discussion. This often occurs when people respond in a negative way, saying things tantamount to “That sucks!” Those kinds of responses leave little room for the other person to expand on their statements or further negotiate.
Về cơ bản, bạn cần tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa việc khiến người khác cảm thấy thoải mái hơn và việc làm rõ nhu cầu của bản thân. Để đạt được điều này, bạn nên chú ý đến cấu trúc câu của mình.Essentially, you need to find the right balance between making others feel more comfortable and making your own needs clear. To this end, it helps to pay attention to your sentence structure.
Ví dụ, nếu bạn không hiểu điều gì đó mà người kia nói, bạn nên sử dụng thì quá khứ và đại từ, bạn: “Bạn vừa nói có ý gì?” hoặc “Điều gì đã khiến bạn đồng ý gặp tôi hôm nay?”For instance, if you don’t understand something the other person said, it’s a good idea to use the past tense and the pronoun, you: “What did you mean by what you just said?” or “What led you to agree to see me today?”
Mặt khác, nếu bạn muốn thể hiện một mức độ mạnh mẽ nhất định, hãy nêu ý kiến của bạn bằng cách sử dụng thì hiện tại và đại từ, tôi hoặc tôi, sử dụng các cụm từ như “Tôi cần”, “Tôi thích” và “Tôi muốn”.On the other hand, if you want to project a certain amount of forcefulness, state your opinion using the present tense and the pronouns, I or me, using phrases like “I need,” “I like” and “I want.”
Ngoài ra, nếu bạn đang giải quyết vấn đề, người kia có thể có một giải pháp tốt.Also, if you’re problem-solving, the other person may likely have a good solution.
Bạn muốn ngôn ngữ của mình tạo ra lời mời để người kia đảm nhận vị trí, đưa ra đề xuất hoặc bỏ chặn một tình huống. Dù bằng cách nào, nó có thể được thực hiện một cách trang nhã để thúc đẩy cuộc họp về phía trước.You want your language to create an invitation for the other person to take a position, make a proposal or unblock a situation. Either way, it can be elegantly done in order to move a meeting forward.
Trên những dòng đó, nếu bạn muốn cùng nhau xác định một giải pháp, tốt nhất bạn nên sử dụng thì tương lai và đại từ, chúng tôi hoặc chúng tôi. Ví dụ, “Chúng ta làm gì từ đây?” hoặc “Nếu tôi [điền vào chỗ trống], bạn sẽ làm gì để [điền vào chỗ trống]?”Along those lines, if you want to identify a solution together, it’s best to use the future tense and the pronouns, we or us. For example, “What do we do from here?” or “If I [fill in the blank], what will you do to [fill in the blank]?”
Cuối cùng, miễn là bạn lựa chọn từ ngữ của mình một cách cẩn thận và trả lời phù hợp, cuối cùng bạn sẽ có thể giải quyết các vấn đề hoặc nhiệm vụ trong tầm tay.Ultimately, as long as you choose your words carefully and respond appropriately, you’ll eventually be able to resolve the problems or tasks at hand.
Talk Lean Key Idea # 4: Hãy thông minh về ngôn ngữ cơ thể và kết thúc mỗi cuộc họp bằng việc kiểm soát chất lượng.Talk Lean Key Idea #4: Be smart about body language and end each meeting with quality control.
Bạn có tự hỏi tại sao đối tác trò chuyện của bạn lại dành toàn bộ thời gian nhìn chằm chằm lên trần nhà trong khi bạn đang phát biểu mở đầu?Are you wondering why your conversation partner spent the whole time staring at the ceiling while you were making your opening remarks?
Tất cả chúng ta đều cố gắng hết sức để giải thích cử chỉ của con người, nhưng ngay cả sau nhiều năm nghiên cứu và thực hành, không có khoa học nào khó hiểu về ngôn ngữ cơ thể.We all do our best to interpret human gestures, but even after years of study and practice, there’s no hard science to body language.
Vì vậy, bạn sẽ không bao giờ phỏng đoán chính xác suy nghĩ của ai đó dựa trên ngôn ngữ cơ thể của họ. Vì vậy, chỉ cần hỏi!Thus, you’ll never properly surmise what someone’s thinking based on his or her body language. So, just ask!
Sau cùng, bằng cách cởi mở và tò mò về những gì đang xảy ra xung quanh bạn, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng và tin tưởng hơn từ những người khác trong cuộc họp. Sự rõ ràng đó có lợi cho năng suất.After all, by being open and curious about what’s happening around you, you’ll gain more respect and trust from the other people at the meeting. That clarity is conducive to productivity.
Đồng thời, những người khác cũng tiếp thu ngôn ngữ cơ thể của chúng ta. Cử chỉ và nét mặt của bạn sẽ tiết lộ suy nghĩ thực sự của bạn cho dù bạn cố gắng che giấu chúng như thế nào. Đó là lý do tại sao bất cứ khi nào chúng ta thể hiện một ý tưởng mà chúng ta thực sự tin tưởng, thông điệp của chúng ta sẽ có tác động to lớn đến người khác.By the same token, other people pick up on our body language as well. Your gestures and facial expressions will reveal your true thoughts no matter how hard you try to hide them. That’s why whenever we express an idea that we really believe in, our message has a tremendous impact on others.
Mặt khác, cố gắng che giấu suy nghĩ thật của bạn bằng những cử chỉ không phù hợp với ý tưởng của bạn sẽ bộc lộ sự thiếu thuyết phục của bạn. Điều đó sẽ cắt xén thông điệp của bạn và khiến người khác nghi ngờ.On the other hand, trying to conceal your true thoughts with gestures that don’t match your ideas will expose your lack of conviction. That will garble your message and make others suspicious.
Như chúng ta đã thấy, giao tiếp phi ngôn ngữ có thể khiến mọi thứ trở nên khó hiểu, đó là lý do tại sao việc tiến hành kiểm soát chất lượng vào cuối cuộc họp của bạn là hữu ích, để kiểm tra tác động của những suy nghĩ và giải pháp được thảo luận. Đảm bảo rằng các ý tưởng của bạn đã được hiểu đầy đủ và mọi người đều hài lòng với diễn biến của cuộc họp.As we’ve seen, nonverbal communication can make things confusing, which is why it’s helpful to conduct a quality control at the end of your meetings, to check the impact of the thoughts and solutions discussed. Make sure your ideas have been fully understood and that everyone is happy with how the meeting went.
Tiến hành kiểm tra chất lượng rất dễ dàng. Hỏi những câu hỏi đơn giản sau:Conducting quality control is easy. Ask these simple questions:
1. Bạn nghĩ gì về những gì tôi nói ở đây?1. What do you think of what I said here?
2. Bạn nghĩ gì về cuộc họp?2. What did you think of the meeting?
3. Trong một cuộc thảo luận cá nhân hơn, bạn có thể hỏi: Bạn nghĩ gì về tôi?3. In a more personal discussion, you may ask: What do you think about me?
Đang đánh giá: Tóm tắt sách Talk LeanIn Review: Talk Lean Book Summary
Thông điệp chính trong cuốn sách này:The key message in this book:
Các cuộc họp hiệu quả bắt nguồn từ việc bạn có đủ can đảm để nói ra những gì bạn muốn từ chúng. Cố gắng lắng nghe cẩn thận những gì người khác đang nói và tránh trả lời một cách tiêu cực, vì điều này sẽ chỉ cản trở cuộc thảo luận thêm. Ngoài ra, hãy chú ý đến những tín hiệu mà ngôn ngữ cơ thể của bạn có thể gửi đi.Productive meetings stem from having the courage to state openly what you want out of them. Try to listen carefully to what others are saying too, and avoid responding negatively, as this will only block further discussion. Also pay attention to what signals your body language might be sending.
Lời khuyên hữu ích:Actionable advice:
Xác định mục tiêu cuộc họp của bạn.Define your meeting goal.
Lần tới khi bạn lên kế hoạch cho một cuộc họp, hãy dành vài phút để suy nghĩ về chính xác những gì bạn muốn đạt được với những người ở đó. Sau đó, tìm một cách xây dựng để thể hiện mục tiêu này và làm như vậy ngay khi bắt đầu cuộc họp.Next time you have a meeting planned, take a few minutes to think about exactly what you want to achieve with the people there. Then find a constructive way of expressing this goal and do so at the very start of the meeting.
Đề xuất đọc thêm: Cuộc trò chuyện quan trọng của Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan và Al SwitzlerSuggested further reading: Crucial Conversations by Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan and Al Switzler
Tất cả chúng ta đã từng ở trong những tình huống mà các cuộc trò chuyện hợp lý nhanh chóng vượt ra khỏi tầm tay và Cuộc trò chuyện Quan trọng điều tra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này. Bạn sẽ học các kỹ thuật để xử lý các cuộc trò chuyện như vậy và uốn nắn chúng trở nên tích cực và có định hướng giải pháp, đồng thời ngăn các cuộc trò chuyện có giá trị cao của bạn biến thành các trận đấu la hét.We’ve all been in situations where rational conversations get quickly out of hand, and Crucial Conversations investigates the root causes of this problem. You’ll learn techniques to handle such conversations and shape them into becoming positive and solutions-oriented, while preventing your high-stakes conversations from turning into shouting matches.
talk_lean_shorter_meetings_quicker_results_better_relations.txt · Last modified: 2021/06/06 14:28 by bacuro