User Tools

Site Tools


idea_execution

Idea to Execution: How to Optimize, Automate and Outsource Everything in Your Business

Lượt xem: 1416

Tài liệu dưới đây được dịch sơ bộ bằng công cụ dịch tự động và sẽ được kiểm tra, điều chỉnh lại bởi các thành viên của trang web dichsach.club (bao gồm cả bạn nữa); Vì vậy, nếu bạn nhận thấy bản dịch này có nội dung nào chưa chính xác, đừng ngần ngại ấn vào nút “Edit this page” để hiệu chỉnh nội dung giúp bản dịch ngày càng hoàn thiện hơn. Cảm ơn bạn rất nhiều!

Bản dịchBản tiếng Anh
Ý tưởng thực hiện: Cách tối ưu hóa, tự động hóa và thuê ngoài mọi thứ trong doanh nghiệp của bạnIdea to Execution: How to Optimize, Automate and Outsource Everything in Your Business
Ari Meisel và Nick SonnenbergAri Meisel and Nick Sonnenberg
Dựa trên câu chuyện có thật của hai người bạn thành lập công ty chỉ trong một đêm với vốn đầu tư không bằng tiền mặt và gây dựng nó trong năm sau, Idea to Execution (2016) kể về những thách thức hàng ngày mà các doanh nhân phải đối mặt khi khởi nghiệp. Những nhấp nháy này cho bạn thấy các bước để thành công, từ việc phác thảo một kế hoạch kinh doanh đến việc đưa các công cụ vào vị trí để tối ưu hóa các con số hiệu suất của công ty bạn.Based on the true story of two friends who founded a company overnight with zero cash investment and built it up over the following year, Idea to Execution (2016) is about the everyday challenges entrepreneurs face when launching a start-up. These blinks show you the steps to success, from sketching a business plan to putting tools in place that optimize your company’s performance numbers.
Nó dành cho ai?Who is it for?
Những doanh nhân đầy khát vọng với số vốn hạn chếAspiring entrepreneurs with limited capital
Trợ lý ảo đang tìm cách tối ưu hóa hiệu suấtVirtual assistants looking for ways to optimize performance
Những người đam mê năng suất sử dụng ứng dụng để đạt được các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệpProductivity enthusiasts who use apps to reach personal and professional goals
Chủ doanh nghiệp nhỏ và nhân viên của các tập đoàn lớn muốn có một cách hoàn thành công việc khácSmall business owners and employees of large corporations who want a different way of getting things done
Thông tin về các Tác giảAbout the author
Ari Meisel là một nhà phát triển bất động sản trước khi ông được chẩn đoán mắc bệnh Crohn vào năm 2006, khiến ông không thể làm việc. Anh ấy phải phát triển một cách mới để hoàn thành công việc, vì vậy anh ấy đã thành lập hệ thống Năng suất làm việc ít hơn, được trình bày chi tiết trong cuốn sách Ít làm hơn, Sống nhiều hơn.Ari Meisel was a real estate developer before he was diagnosed with Crohn’s disease in 2006, making it impossible for him to work. He had to develop a new way of getting things done, so he founded the Less Doing system of productivity, detailed in his book Less Doing, More Living.
Nick Sonnenberg là một nhà giao dịch tần suất cao ở Phố Wall trong tám năm trước khi trở thành một doanh nhân chuyên về hiệu quả. Anh ấy đã phát triển CalvinApp, ứng dụng này kết nối mọi người để lập kế hoạch hoặc chia sẻ ý tưởng. Cùng với Ari Meisel, anh ấy là người đồng sáng lập của Less doing.Nick Sonnenberg was a high-frequency trader on Wall Street for eight years before becoming an entrepreneur specializing in efficiency. He developed CalvinApp, which connects people to make plans or share ideas. Along with Ari Meisel, he is the cofounder of Less Doing.
Bạn đã bao giờ bắt gặp một sản phẩm hoặc dịch vụ mới và tự nghĩ: “Này, tôi cũng có ý tưởng đó!”Have you ever come across a new product or service and thought to yourself, “Hey, I had the same idea!”
Điều gì sẽ xảy ra nếu thay vì giữ cảm hứng cho riêng mình, bạn đã nắm bắt thời cơ và biến ý tưởng của mình thành một công việc kinh doanh phát đạt?What if, instead of keeping your inspiration to yourself, you had seized the day and turned your idea into a thriving business?
Có nhiều lý do khiến chúng ta không hành động theo những ý tưởng tuyệt vời. Bạn có thể cảm thấy choáng ngợp bởi sự phức tạp của việc bắt đầu kinh doanh từ đầu hoặc bị đe dọa bởi số vốn bạn có thể cần để bắt đầu.There are many reasons why we don’t act on great ideas. You probably felt overwhelmed by the complexity of starting a business from scratch or were intimidated by the amount of capital you might need to get started.
Nhưng thời thế đã thay đổi. Thực tế là chưa bao giờ việc thành lập một công ty lại dễ dàng hơn, nhanh chóng và ít hoặc không cần đầu tư.But times have changed. The fact is, it’s never been easier to set up a company, quickly and with little or no investment.
Bản tóm tắt cuốn sách này chỉ cho bạn các bước, từ ngày không đến ngày vô tận, để bắt đầu kinh doanh và duy trì nó khi bạn đã bắt đầu. Bí mật? Tối ưu hóa, tự động hóa và thuê ngoài.This book summary show you the steps, from day zero to infinity, to starting a business and keeping it going once you’ve begun. The secret? Optimize, automate and outsource.
Trong phần tóm tắt này về Ý tưởng thực hiện của Ari Meisel và Nick Sonnenberg, bạn sẽ họcIn this summary of Idea to Execution by Ari Meisel and Nick Sonnenberg, you’ll learn
tại sao việc thiếu vốn sẵn có không phải là yếu tố phá vỡ thỏa thuận đối với một doanh nhân đầy tham vọng;why a lack of available funds is not a deal breaker for an aspiring entrepreneur;
cách xây dựng và quản lý đội ngũ công nhân từ xa; vàhow to build and manage a remote team of workers; and
tại sao sự tham gia của khách hàng lại quan trọng đối với sự thành công của công ty.why customer engagement is crucial to a company’s success.
Ý tưởng để Thực thi Ý tưởng chính # 1: Có thể thành lập công ty chỉ sau 24 giờ nếu bạn cần nắm bắt cơ hội khi còn nóng.Idea to Execution Key Idea #1: It’s possible to start a company in just 24 hours if you need to seize an opportunity while it’s hot.
Nhiều người tin rằng thành lập công ty đòi hỏi nhiều năm lập kế hoạch cẩn thận và nghiên cứu thị trường siêng năng. Nhưng đôi khi tốt nhất là bạn nên nắm bắt một ý tưởng một cách ngẫu hứng và thực hiện với nó.Many people believe that starting a company requires years of careful planning and diligent market research. But sometimes it’s best to seize an idea spontaneously and run with it.
Mặc dù nghe có vẻ điên rồ, nhưng bạn hoàn toàn có thể làm cho công việc khởi nghiệp trở nên sống động chỉ trong 24 giờ. Đây không chỉ là cường điệu, vì nó đã được thực hiện!While it might sound crazy, it’s possible to bring a start-up to life in just 24 hours. This isn’t mere hyperbole, as it’s been done!
Vào tháng 8 năm 2015, hai tác giả Ari Meisel và Nick Sonnenberg đang ăn tối thì nảy ra một ý tưởng: một công ty cung cấp trợ lý ảo. Cả hai người bạn đều có chuyên môn sâu rộng trong việc tối đa hóa hiệu quả kinh doanh và năng suất, vì vậy nó có vẻ khá khả thi.In August 2015, authors Ari Meisel and Nick Sonnenberg were having dinner when they came up with an idea: a company that provided virtual assistants. Both friends had extensive expertise in maximizing business efficiency and productivity, so it seemed quite feasible.
Chỉ một ngày sau, công việc kinh doanh của họ đã đi vào hoạt động.Just one day later, their business was up and running.
Làm thế nào mà họ hiện thực hóa ý tưởng của mình một cách nhanh chóng như vậy? Và tại sao họ cảm thấy cần phải hành động ngay lập tức?How did they realize their idea so rapidly? And why did they feel the need to act immediately?
Thời điểm của họ rất thuận lợi, vì Zirtual, một trong những công ty trợ lý ảo lớn nhất có trụ sở tại Hoa Kỳ, vừa mới ra mắt. Điều này khiến 2.500 khách hàng không có trợ lý và 400 trợ lý không có việc làm. Ari và Nick đã nhìn thấy cơ hội của cả đời - nhưng chỉ khi họ phản ứng nhanh chóng.Their timing was propitious, as Zirtual, one of the largest US-based virtual assistant firms, had just folded. This left 2,500 clients without assistants and 400 assistants without a job. Ari and Nick saw the opportunity of a lifetime – but only if they responded quickly.
Các tác giả biết rằng họ có một cơ hội hẹp. Tất nhiên, điều này đúng với tất cả các công ty khởi nghiệp, bất kể ngành nghề nào. Các doanh nhân hiểu biết biết nắm bắt cơ hội ngay khi còn nóng.The authors knew they had a narrow window of opportunity. This is, of course, true for all start-ups, regardless of industry. Savvy entrepreneurs know to grab an opportunity while it’s hot.
Bộ đôi trong đêm đó đã phác thảo nhanh về công việc kinh doanh trợ lý ảo của họ. Các khách hàng và trợ lý đầu tiên của họ đã được bảo vệ khỏi bụi phóng xạ Zirtual. Trong vòng 24 giờ, công ty của họ, Trợ lý ảo Ít làm hơn, đã hoạt động và sử dụng các công cụ và ứng dụng trực tuyến miễn phí làm cơ sở hạ tầng. Họ không cần một xu để bắt đầu và công việc kinh doanh của họ có thể mở rộng và sinh lời ngay từ ngày đầu tiên.The duo that night made a quick sketch of their virtual assistant business. Their first clients and assistants were secured from the Zirtual fallout. Within 24 hours, their company, Less Doing Virtual Assistants, was up and running, using free online tools and apps as infrastructure. They didn’t need a penny to get started, and their business was scalable and profitable from day one.
Trong năm qua, Ari và Nick đã hợp nhất công ty của họ, đối phó với những thách thức khi chúng phát sinh. Tóm tắt cuốn sách này kể về câu chuyện của năm phiêu lưu đó.Over the year, Ari and Nick consolidated their company, dealing with challenges as they arose. This book summary tell the story of that adventurous year.
Ý tưởng để Thực thi Ý tưởng chính # 2: Sự nhạy bén trong kinh doanh của các tác giả đã giúp họ xác định những sai sót trong các dịch vụ trợ lý ảo khác.Idea to Execution Key Idea #2: The authors’ business acumen helped them identify the flaws in other virtual assistant services.
Các tác giả đã nhận thức rõ những sai sót của các công ty trợ lý ảo khác và biết rằng công ty khởi nghiệp của họ có thể giải quyết những vấn đề như vậy hiệu quả hơn.The authors were well aware of the flaws of other virtual assistant companies, and knew that their start-up could address such problems more effectively.
Một trong những hạn chế chính của mô hình kinh doanh trợ lý ảo là nó cung cấp trợ lý theo yêu cầu hoặc trợ lý chuyên dụng lâu năm.One of the major limitations of the virtual assistant business model was that it offered either on-demand assistants or long-term dedicated assistants.
Các trợ lý theo yêu cầu được giao các công việc đơn giản, một lần, chẳng hạn như điều phối việc giao hàng hoặc sắp xếp một cuộc hẹn. Bởi vì không có mối quan hệ liên tục hoặc lâu dài, họ không thể làm việc trong các dự án lớn. Ngược lại, các trợ lý tận tâm chịu trách nhiệm về nhiều nhiệm vụ cho một khách hàng - nhưng cũng có thể đại diện cho một nút thắt cổ chai, vì một người chỉ có rất nhiều giờ trong một ngày.On-demand assistants are assigned simple, one-time assignments, such as coordinating a delivery or arranging an appointment. Because there’s no continuity or long-term relationship, they can’t work on large projects. Dedicated assistants, in contrast, are responsible for a wide range of tasks for a single client – but can also represent a bottleneck, since one person only has so many hours in a day.
Theo mô hình Zirtual, tất cả các nhu cầu của khách hàng, cho dù đặt cuộc họp, thực hiện nghiên cứu tiếp thị hay thiết kế trang web, sẽ được giao cho một trợ lý ảo chuyên dụng.Under the Zirtual model, all of the client’s needs, whether booking meetings, conducting marketing research or designing a website, would be delegated to a dedicated virtual assistant.
Nhưng không chắc rằng trợ lý ảo sẽ có một bộ kỹ năng đủ rộng để quản lý nhiều nhiệm vụ được giao. Đây là lúc Ari và Nick xác định cơ hội thị trường: có chỗ cho một mô hình mới phù hợp với nhu cầu của khách hàng với các trợ lý đặc biệt phù hợp với nhiệm vụ.But it was unlikely that the virtual assistant would have a sufficiently broad skill set to manage the variety of tasks assigned. This is where Ari and Nick identified the market opportunity: there was room for a new model to match a client’s needs with assistants specifically suited to a task.
Một sự thật đơn giản rằng thành công trong kinh doanh bắt đầu bằng việc cung cấp cho khách hàng một dịch vụ khác hoặc tốt hơn những gì hiện có. Sự nhạy bén trong kinh doanh của bộ đôi đã trang bị cho họ kiến ​​thức rằng các giám đốc điều hành bận rộn đang tìm kiếm giải pháp một cửa để thuê trợ lý ảo.It’s a simple truth that business success starts with offering customers a different or better service than what is currently available. The duo’s business acumen armed them with the knowledge that busy executives were looking for a one-stop solution for hiring virtual assistants.
Ari và Nick đã đưa ra sự đổi mới trong việc giải quyết cả hai vấn đề bằng một giải pháp: nhu cầu cụ thể của khách hàng sẽ phù hợp với các kỹ năng cụ thể của trợ lý, nhưng thông qua một kênh - công ty của họ.Ari and Nick came up with the innovation of addressing both issues with one solution: a client’s specific needs would be matched with the specific skills of an assistant, but through one channel – their company.
Khách hàng sẽ được hưởng lợi từ một nhóm trợ lý. Nhóm sẽ đủ nhỏ để duy trì sự thân mật và cá nhân, nhưng đủ lớn để đảm bảo rằng mỗi yêu cầu của khách hàng được hoàn thành bởi một người đủ điều kiện duy nhất cho nhiệm vụ.Clients would benefit from a team of assistants. The team would be small enough to remain intimate and personal, but large enough to ensure that each client request was completed by a person uniquely qualified for the task.
Một người quản lý sẽ dẫn dắt mỗi nhóm và đóng vai trò là đầu mối liên hệ của khách hàng, do đó đảm bảo sự liên lạc cá nhân và hiệu quả tối đa.A manager would lead each team and serve as the client’s point of contact, thus ensuring a personal touch and maximum efficiency.
Ý tưởng để Thực thi Ý tưởng chính # 3: Cơ sở hạ tầng có thể được xây dựng bằng các công cụ miễn phí, nhưng các dịch vụ phải luôn có chất lượng cao nhất.Idea to Execution Key Idea #3: Infrastructure can be built with free tools, but services should always be of the highest quality.
Nếu bạn nghĩ rằng một công ty khởi nghiệp không thể khởi động nếu không có cơ sở hạ tầng phức tạp và đắt tiền, hãy suy nghĩ lại. Một doanh nghiệp mới có thể được vận hành dễ dàng với các công cụ phần mềm không chỉ miễn phí mà còn dễ sử dụng.If you think a start-up can’t launch without sophisticated, expensive infrastructure, think again. A new business can be run easily with software tools that are not only free but also easy to use.
Để quản lý các tác vụ của khách hàng, Nick đã sử dụng một chương trình quản lý miễn phí có tên Trello. Cấu trúc của Trello rất đơn giản. Nó cung cấp các bảng cho các dự án cụ thể; danh sách cung cấp trạng thái của một dự án; và các thẻ hiển thị nhiệm vụ nào vẫn cần phải hoàn thành.To manage client tasks, Nick used a free management program called Trello. Trello’s structure is straightforward. It offers boards for specific projects; lists that give the status of a project; and cards that show which tasks still need to be completed.
Nick đã tìm ra một cách sáng tạo để sử dụng các bảng dự án của phần mềm, quyết định chỉ định một bảng cho mỗi khách hàng. Sau đó, ông tạo ra một mẫu để lập danh sách thống nhất cho từng khách hàng, đảm bảo tính liên tục.Nick found an innovative way to use the software’s project boards, deciding to assign a board to each client. He then created a template to make uniform lists for each client, ensuring continuity.
Mỗi hội đồng quản trị hiện đã phản ánh các nhiệm vụ được yêu cầu của khách hàng và trạng thái của mỗi nhiệm vụ - đáp ứng các nhu cầu hoạt động cơ bản của công ty khởi nghiệp mà không mất phí.Each board now reflected a client’s requested tasks and the status of each – fulfilling the basic operational needs of the start-up at no cost.
Bước tiếp theo là đảm bảo rằng doanh nghiệp mới không chỉ cung cấp các dịch vụ cơ bản mà còn vượt xa sự mong đợi của mỗi khách hàng.The next step was to ensure that the new business wasn’t merely offering basic services but was going above and beyond each client’s expectations.
Ngành trợ lý ảo chủ yếu nhắm vào các chuyên gia đòi hỏi cao, có thu nhập cao, vì vậy việc đảm bảo chất lượng tối đa sẽ là chìa khóa thành công của công ty.The virtual assistant industry mostly targets demanding, high-earning professionals, so guaranteeing a maximum of quality would be key to the company’s success.
Để đảm bảo những trợ lý tài năng nhất trên thị trường, Ari và Nick cam kết trả cho nhân viên gấp hai đến sáu lần mức phí thường lệ cho các dịch vụ được yêu cầu. Làm như vậy cũng có nghĩa là công ty sẽ tính phí khách hàng gấp bốn đến tám lần so với các công ty trợ lý ảo khác. Cung cấp các dịch vụ hàng đầu là cách họ biện minh cho mức giá cao hơn. Họ cũng lập hóa đơn theo thứ hai và chia sẻ công khai tất cả các bảng chấm công với khách hàng.To secure the most talented assistants in the market, Ari and Nick committed to paying employees two to six times the going rate for requested services. Doing so also meant the company would charge clients four to eight times more than other virtual assistant companies. Offering top-notch services was how they justified the higher prices. They also billed by the second and openly shared all timesheets with the client.
Đây chỉ là một ví dụ về sự tập trung của công ty khởi nghiệp vào dịch vụ cao cấp: họ đã tạo một trang web kinh doanh cho một khách hàng của họ, một đại lý bất động sản tên là Chip, và có một trợ lý ảo theo dõi những khách hàng tiềm năng đến với nó. Trợ lý chỉ đặt lịch hẹn cho Chip nếu người dẫn đầu đủ tiêu chuẩn - vì vậy tất cả những gì Chip phải làm là xuất hiện vào ngày và giờ của cuộc hẹn để chốt một thỏa thuận, cho phép Chip làm ít hơn nhưng giành được nhiều chiến thắng hơn.Here’s just one example of the start-up’s focus on premium service: they created a business website for a client of theirs, a real estate agent named Chip, and had a virtual assistant follow up on the leads coming through it. The assistant only booked appointments for Chip if the lead was qualified – so all Chip had to do was show up on the date and time of the appointment to seal a deal, allowing Chip to do less but win more.
Đây chính xác là loại dịch vụ tiết kiệm thời gian mà tên công ty đã hứa!This was exactly the kind of time-saving service that the company’s name promised!
Ý tưởng để Thực thi Ý tưởng chính # 4: Hãy khéo léo khi tuyển dụng. Có kế hoạch và tìm kiếm nhân viên tiềm năng với thái độ chủ động.Idea to Execution Key Idea #4: Be clever when hiring. Have a plan and look for potential employees with a proactive attitude.
Xin việc là một quá trình mệt mỏi. Nhưng thuê nhân viên cũng không phải là một cuộc dạo chơi trong công viên - trên thực tế, tuyển dụng có thể là một trong những nhiệm vụ tiêu tốn nhiều năng lượng nhất đối với một công ty trẻ.Applying for jobs is a grueling process. But hiring employees isn’t a walk in the park either – in fact, hiring can be one of the most energy-consuming tasks for a young company.
Vì vậy, khi bạn bắt đầu tìm kiếm các thành viên mới trong nhóm để phát triển công ty khởi nghiệp của mình, bạn cần phải có một chiến lược hiệu quả và chu đáo.So when you begin to look for new team members to grow your start-up, you need to have a thoughtful, efficient strategy in place.
Khi Ari và Nick đã thiết lập cơ sở hạ tầng cho công ty khởi nghiệp của mình, họ đã sẵn sàng thuê một số trợ lý chất lượng cao để xây dựng doanh nghiệp - tìm kiếm lợi nhuận tối đa với nỗ lực tối thiểu.Once Ari and Nick had established their start-up’s infrastructure, they were ready to hire some high-quality assistants to build the business – seeking maximum returns for minimal effort.
Đầu tiên, họ tạo hai địa chỉ email: job@lessdoing.com và phỏng vấn@lessdoing.com.First, they created two email addresses: jobs@lessdoing.com and interview@lessdoing.com.
Ứng viên sẽ gửi đơn đăng ký tới job@lessdoing.com và nhận được phản hồi tự động thông tin chi tiết về vị trí hiện có. Sau đó, ứng viên được hướng dẫn gửi một video quảng cáo chiêu hàng dài hai phút và tải nó lên YouTube, gửi liên kết đến phỏng vấn@lessdoing.com.Candidates would send an application to jobs@lessdoing.com and receive an automated response detailing the position available. The applicant was then instructed to send a two-minute video pitch and upload it to YouTube, sending the link to interview@lessdoing.com.
Ngay lập tức, quy trình hai bước này đã loại bỏ khoảng 80% người nộp đơn. Những người không thể tìm ra hướng dẫn đúng cách hoặc tạo video chất lượng kém sẽ bị lọc ngay lập tức.Right off the bat, this two-step process eliminated about 80 percent of applicants. Those who couldn’t figure out the instructions properly or created a poor-quality video were immediately filtered out.
Ari và Nick nhận ra rằng nếu một ứng viên không thể đưa ra một giải pháp sáng tạo cho vấn đề, thì người đó chắc chắn sẽ không tạo ra một trợ lý ảo tốt.Ari and Nick figured that if an applicant couldn’t come up with a creative solution to the problem, then that person certainly wouldn’t make a good virtual assistant.
Thứ hai, nhóm nghiên cứu đảm bảo rằng họ đã xác định được các ứng viên chủ động với thái độ chiến thắng. Các trợ lý ảo hàng đầu không chỉ cần có kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc mà còn phải có khả năng lập kế hoạch trước và nắm bắt cơ hội khi chúng phát sinh.Second, the team made sure they identified proactive candidates with a winning attitude. Top-notch virtual assistants need to have not only excellent problem-solving skills but also the ability to plan ahead and seize opportunities when they arise.
Một trong những trợ lý ảo giàu kinh nghiệm của Less doing đưa ra ví dụ điển hình về kiểu lý tưởng này. Bằng cách theo dõi các bài đăng trên Facebook của một khách hàng quan trọng, người trợ lý biết được rằng họ yêu thích một nhãn hiệu rượu whisky cụ thể. Sau đó, công ty có thể gửi cho khách hàng một chai rượu như một món quà sinh nhật đặc biệt.One of Less Doing’s many experienced virtual assistants offers a prime example of this ideal type. By following the Facebook posts of an important client, the assistant learned that they loved a particular brand of whiskey. The company could then send the client a bottle as a special birthday present.
Chính sự chú ý đến từng chi tiết và sự cống hiến cho dịch vụ khách hàng đã đặt ra một nhân viên chủ động - và doanh nghiệp - ngoài những người còn lại.It is this attention to detail and dedication to customer service that sets a proactive worker – and business – apart from the rest.
Ý tưởng để Thực thi Ý tưởng chính # 5: Kết nối mạng có thể giúp công ty của bạn phát triển nhanh chóng, nhưng tăng trưởng cũng có thể dẫn đến những thách thức về cấu trúc.Idea to Execution Key Idea #5: Networking can help your company grow quickly, but growth can also present structural challenges.
Kết nối mạng là điều cần thiết để đưa công ty của bạn lên một tầm cao mới. Bạn không thể chỉ tạo ra một sản phẩm tuyệt vời; bạn phải ra khỏi đó và thể hiện nó.Networking is essential to moving your company to the next level. You can’t just make a great product; you have to get out there and show it off.
Vào tháng 11 năm 2015, Ari và Nick được mời nói chuyện tại một sự kiện của Genius Network mà Ari đã tham gia vài năm trước đó. Mạng lưới Genius của Joe Polish tập hợp các nhà lãnh đạo trong ngành, các tác giả nổi tiếng và các doanh nhân có năng lực.In November 2015, Ari and Nick were invited to speak at a Genius Network event that Ari had participated in a few years earlier. Joe Polish’s Genius Network brings together industry leaders, well-known authors and high-powered entrepreneurs.
Tuy nhiên, họ không có đủ thời gian để chuẩn bị cho sự kiện và trình bày bài thuyết trình của mình. Tuy nhiên, hai doanh nhân đã có rất nhiều điều để nói về các phương pháp theo dõi và các nhiệm vụ thuê ngoài của công ty khởi nghiệp của họ đến nỗi họ đã khiến khán giả say mê trong khoảng ba tiếng rưỡi!They didn’t have sufficient time to prepare for the event, however, and delivered their presentation off the cuff. Yet the two entrepreneurs had so much to say about their start-up’s methods of tracking and outsourcing tasks that they held the audience rapt for some three and a half hours!
Các khán giả cũng đặt ra một số câu hỏi về dịch vụ, cho Ari và Nick cơ hội để chứng minh phương pháp giải quyết vấn đề của công ty họ ngay lúc đó.Audience members also posed some questions about the service, giving Ari and Nick the opportunity to demonstrate their company’s approach to solving problems right then and there.
Sau khi hội thảo kết thúc, 90% số người trong phòng đã đăng ký dịch vụ trợ lý ảo của Less doing - một thành công về mạng!After the workshop was over, 90 percent of the people in the room had signed up to Less Doing’s virtual assistant services – a networking success!
Nhận được một lượng lớn khách hàng mới là một tin tốt, phải không? Chắc chắn - nhưng đôi khi tăng trưởng nhanh cũng mang đến những thách thức mới và có thể đòi hỏi phải tái cấu trúc.Getting a flood of new clients is good news, right? Sure – but sometimes growing quickly also brings new challenges and might require restructuring.
Công ty khởi nghiệp phải nhanh chóng đưa ra cách đối phó với sự bùng nổ này. Nick đã xây dựng một công cụ mới, một bảng điều khiển được mã hóa tùy chỉnh sẽ cung cấp cho anh ấy và Ari cái nhìn tổng quan về tất cả các bảng khách hàng Trello của họ.The start-up had to quickly come up with a way to deal with this boom. Nick built a new tool, a custom-coded dashboard that would give him and Ari an overview of all their Trello client boards.
Trang tổng quan cho phép họ dễ dàng xem tất cả các nhiệm vụ và trạng thái của từng nhiệm vụ, vì vậy họ có thể tối ưu hóa nơi tập trung sự chú ý của họ và sự chú ý của nhóm của họ.The dashboard enabled them to easily see all tasks and each task’s status, so they could optimize where to focus their attention and the attention of their team.
Giờ đây, nhóm có thể theo dõi hiệu suất tổng thể của công ty trong khi vẫn duy trì tốc độ tăng trưởng nhanh chóng.Now the team could keep an eye on the company’s overall performance while maintaining rapid growth.
Ý tưởng để Thực thi Ý tưởng chính # 6: Đừng để những phản hồi tiêu cực làm biến chất; sử dụng các kỹ thuật giải quyết vấn đề sáng tạo để giữ cho các ý tưởng luôn chuyển động.Idea to Execution Key Idea #6: Don’t let negative feedback fester; use innovative problem-solving techniques to keep ideas moving.
Khi bạn đang ấp ủ một dự án mà bạn cảm thấy đó là “đứa con cưng” của mình, không phải lúc nào bạn cũng dễ dàng nghe được những phản hồi tiêu cực. Nhưng khi bạn làm vậy, điều quan trọng là phải hành động dứt khoát để khắc phục các vấn đề, trước khi chúng làm sụp đổ công ty của bạn.When you’re nurturing a project that you feel is your “baby,” it’s not always easy to hear negative feedback. But when you do, it’s vital to act decisively to fix the issues, before they bring down your company.
Vào tháng 1 năm 2016, Ít Làm đã phát triển mạnh, nhưng một số khách hàng phàn nàn rằng quá trình giới thiệu không đủ trơn tru.By January 2016, Less Doing was thriving, but some customers were complaining that the onboarding process wasn’t smooth enough.
Khi Ari và Nick nhận ra rằng điều này đang khiến họ phải trả giá bằng khách hàng, họ bắt đầu chủ động tấn công vào các lĩnh vực cải tiến trong công ty. Một trong những công cụ của họ là phương pháp 5 Whys.When Ari and Nick realized that this was costing them clients, they started to proactively attack areas of improvement in the company. One of their tools was the 5 Whys method.
Đầu tiên, hãy nói rõ bản chất của vấn đề, sau đó hỏi tại sao vấn đề tồn tại. Khi bạn tìm thấy câu trả lời, hãy hỏi “Tại sao?” lần nữa. Lặp lại quá trình đặt câu hỏi ba lần nữa. Cuối cùng, bạn đã dẫn mình đến gốc rễ của vấn đề.First, articulate the nature of the problem, then ask why the problem exists. Once you find an answer, ask “Why?” again. Repeat the questioning process three more times. By the end, you’ve led yourself to the root of the problem.
Phương pháp này khiến Ari và Nick nhận ra rằng họ cần đơn giản hóa giao diện phần mềm của mình và cũng cung cấp cho khách hàng những hướng dẫn tốt hơn để sử dụng nó. Sau khi được tinh chỉnh, quá trình giới thiệu cho khách hàng diễn ra liền mạch.This method led Ari and Nick to realize they needed to simplify their software interface and also provide clients with better instructions for using it. Once tweaked, the onboarding process for clients was seamless.
Để tránh những phàn nàn của khách hàng trong tương lai, các doanh nhân đã quyết định khuyến khích nhân viên suy nghĩ chủ động bằng cách sử dụng một công cụ khác được gọi là phương pháp Kaizen.To avoid future client complaints, the entrepreneurs decided to encourage employees to think proactively by using another tool called the Kaizen method.
Phương pháp này được tiên phong bởi các công ty Nhật Bản như Toyota và Mitsubishi. Kaizen được dịch là “thay đổi để tốt hơn.”This method was pioneered by Japanese companies such as Toyota and Mitsubishi. Kaizen translates to “change for the better.”
Với phương pháp Kaizen, mọi người trong công ty - từ người dọn dẹp đến lãnh đạo cấp C - được yêu cầu đóng góp ý kiến ​​về những gì công ty có thể cải thiện, dựa trên kinh nghiệm cá nhân.With the Kaizen method, every person in a company – from cleaners to C-level leaders – is asked for input on what the company could improve, based on personal experience.
Đối với Ít làm hơn, điều này có nghĩa là yêu cầu mỗi trợ lý ảo gửi một ý tưởng mỗi tuần về cách cải thiện các quy trình hoặc phương pháp của công ty.For Less Doing, this meant asking every virtual assistant to submit one idea per week on how to improve the company’s processes or methods.
Ngay lập tức Ari và Nick được đưa ra một bài toán với một giải pháp dễ dàng. Họ biết được rằng một số trợ lý ảo không chắc chắn cách tính phí đúng cách cho khách hàng. Hóa ra là các trợ lý đã làm công việc hành chính thêm miễn phí, dẫn đến một số thất vọng.Immediately Ari and Nick were presented with a problem with an easy solution. They learned that some virtual assistants weren’t sure how to properly charge clients. It turns out that assistants had been performing extra administrative work free of charge, leading to some frustration.
Phương pháp Kaizen đã nâng vấn đề này lên một mức độ mà nó có thể được giải quyết, quan tâm đến nhu cầu của cả khách hàng và trợ lý một cách thích hợp.The Kaizen method raised this issue to a level where it could be addressed, taking care of both the clients’ and assistants’ needs appropriately.
Ý tưởng để Thực thi Ý tưởng chính # 7: Khi bạn đã xây dựng được một chiến lược để thành công, bạn có thể dạy nó cho những người khác.Idea to Execution Key Idea #7: Once you’ve nailed a strategy for success, you can teach it to others.
Vào thời điểm doanh nghiệp của bạn đang phát triển mạnh mẽ, bạn sẽ có được nhiều kỹ năng và nhiều kiến ​​thức nội bộ. Sau đó, bạn sẽ có cơ hội tạo ra một nguồn thu nhập phụ thông qua việc dạy cho các doanh nhân khác những gì bạn đã học được trong suốt quá trình đó.By the time your business is going strong, you will have acquired many skills and a lot of insider knowledge. You’ll then have the opportunity to create a secondary source of income through teaching other entrepreneurs what you’ve learned along the way.
Để đánh giá tiềm năng của đào tạo như một dịch vụ mới, Less doing đã quảng cáo trên Facebook rằng nó sẽ tài trợ cho một chương trình đào tạo kinh doanh.To gauge the potential of training as a new offering, Less Doing advertised on Facebook that it would sponsor a business boot camp.
Khoảng 20 người tham gia đã đăng ký và bài thuyết trình nói chung đã diễn ra tốt đẹp. Nhưng phản hồi sau sự kiện cho thấy rõ ràng rằng các tác giả đã đến quá mạnh, khiến khán giả quá tải với các thuật ngữ kỹ thuật và trình diễn phức tạp.Some 20 participants signed up, and the presentation overall went well. But feedback after the event made it clear that the authors had come on too strong, overloading the audience with complicated technical terms and demonstrations.
Mặc dù trải nghiệm bề ngoài có vẻ như là một bước lùi, nhưng nó đã cung cấp cho Ari và Nick một số dữ liệu hữu ích. Họ nhận ra rằng việc tổ chức các sự kiện trực tiếp đòi hỏi cam kết thời gian rất lớn và cũng không phải là định dạng tối ưu cho thông tin họ muốn chia sẻ.While the experience on the surface seemed like a setback, it provided Ari and Nick with some useful data. They realized that hosting live events required a huge time commitment and also wasn’t the optimal format for the information they wanted to share.
Đây là một bài học quan trọng: bạn cần phải linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh hướng đi khi bạn phát triển một chi nhánh mới của doanh nghiệp mình.This is an important lesson: you need to be flexible and ready to adjust course as you develop a new branch of your business.
Ari và Nick đã không đặt dấu chấm hết cho công việc giảng dạy của họ; thay vào đó họ đã cấu hình lại chiến lược của mình. Bằng cách chuyển tất cả các hoạt động của mình trực tuyến, nó cuối cùng đã trở thành một cánh tay bền vững của doanh nghiệp.Ari and Nick didn’t put an end to their teaching venture; they instead reconfigured their strategy. By moving all its operations online, it eventually became a sustainable arm of the business.
Ý tưởng để Thực thi Ý tưởng chính # 8: Có nhiều cách để tối ưu hóa các quy trình của công ty, nhưng ưu tiên hàng đầu là thu hút khách hàng.Idea to Execution Key Idea #8: There are many ways to optimize a company’s processes, but getting clients hooked is priority one.
Xây dựng một công ty thành công đòi hỏi một doanh nhân phải liên tục tối ưu hóa các hoạt động, chẳng hạn như xem xét những nhiệm vụ nào có thể được giao hoặc thậm chí thuê ngoài.Building a successful company requires an entrepreneur to constantly optimize operations, such as considering which tasks can be delegated or even outsourced.
Nhiều nhà quản lý cố gắng giữ chặt một doanh nghiệp khi nó phát triển, nhưng đôi khi sẽ thông minh hơn nếu buông bỏ và lùi bước từ ngày này qua ngày khác.Many managers try to keep a tight grip on a business as it grows, but sometimes it’s smarter to let go and step back from the day to day.
Cho đến tháng 4 năm 2016, Ari đã quản lý bảng điều khiển của Less doing, đảm bảo không có trợ lý nào chậm hoàn thành nhiệm vụ và tất cả khách hàng đều hài lòng với dịch vụ của công ty.Until April 2016, Ari managed Less Doing’s dashboard, ensuring no assistant was late in completing a task and that all clients were satisfied with the company’s services.
Cuối cùng, anh ấy đã giao nhiệm vụ này cho một trợ lý ảo đã hoạt động tốt đến mức cô ấy được bổ nhiệm làm tổng giám đốc chỉ hai tuần sau khi nắm quyền.Eventually, he delegated this task to a virtual assistant who performed so well that she was named general manager just two weeks after taking the reins.
Ari và Nick quyết định đào tạo một trợ lý ảo khác để xử lý các nhu cầu về tài chính và tiền lương của công ty. Ngay sau đó, cô được bổ nhiệm là người đứng đầu tài chính của Ít Làm.Ari and Nick decided to train another virtual assistant to handle the company’s financial and payroll needs. Soon afterward, she was named the financial head of Less Doing.
Mỗi tình huống trong số này chắc chắn đều có lợi cho Ari và Nick, những người hiện có nhiều thời gian hơn để cống hiến cho việc cải thiện các khía cạnh khác của công ty.Each of these situations was certainly win-win for Ari and Nick, who now had more time to dedicate to improving other aspects of the company.
Và có nhiều điều cần cải thiện! Nó không đủ để một công ty cung cấp một dịch vụ tuyệt vời; nó phải đảm bảo rằng khách hàng thực sự tương tác với sản phẩm.And there was much to improve! It’s not enough for a company to offer a great service; it has to ensure that clients are truly engaged with the product.
Việc làm ít hơn vẫn gặp khó khăn trong việc khiến khách hàng của mình cam kết hoàn toàn. Ví dụ: một số khách hàng tiếp tục tự thực hiện các tác vụ mà trợ lý ảo có thể đã xử lý.Less Doing still struggled to get its clients to commit fully. For example, some clients continued to perform tasks themselves that a virtual assistant could have handled.
Các tác giả đã tìm kiếm sự giúp đỡ của nhà tâm lý học hành vi Nir Eyal, tác giả của cuốn sách bán chạy nhất Hooked, để giúp họ tìm ra chiến lược tốt hơn để tăng sự tham gia của khách hàng. Họ phát hiện ra rằng họ cần đầu tư nhiều thời gian và năng lượng hơn vào quá trình giới thiệu để đảm bảo khách hàng mới bị thu hút vào dịch vụ Ít làm hơn.The authors sought the help of behavioral psychologist Nir Eyal, author of the bestselling book Hooked, to help them find a better strategy to increase client participation. They discovered that they needed to invest more time and energy in the onboarding process to ensure new clients got hooked on the Less Doing service.
Vì vậy công ty đã thay đổi cách tiếp cận. Thay vì dành 15 phút nói chuyện điện thoại với khách hàng mới, trợ lý ảo phải dành ít nhất một giờ để huấn luyện khách hàng về cách sử dụng tốt nhất phần mềm Ít làm để giải quyết nhu cầu cá nhân và nghề nghiệp.So the company changed its approach. Instead of spending 15 minutes on the phone with a new client, virtual assistants were to spend at least an hour coaching clients on how to best use Less Doing software to address personal and professional needs.
Quá trình này giúp khách hàng làm quen tốt hơn với phạm vi các dịch vụ Ít làm hơn, cho phép khách hàng sử dụng thời gian của họ hiệu quả hơn và cam kết dựa vào hỗ trợ ảo nhiều hơn.This process better acquainted clients with the range of Less Doing services, allowing clients to use their time more efficiently and commit to relying on more virtual assistance.
Ý tưởng để Thực thi Ý tưởng chính # 9: Khi cấu trúc của bạn đã vững chắc, hãy bắt đầu làm việc với các con số của công ty bạn và tiếp tục đầu tư.Idea to Execution Key Idea #9: Once your structures are solid, start working with your company’s numbers and keep investing.
Khi bạn đã củng cố các quy trình để duy trì hoạt động của công ty, đã đến lúc bắt đầu làm việc với các con số hiệu suất của bạn.Once you’ve solidified the processes that keep your company running, it’s time to start working with your performance numbers.
Khi Ari và Nick xem xét kỹ các con số của công ty họ, họ nhận ra nhiệm vụ tiếp theo là tối ưu hóa “tỷ lệ churn” của công ty. Thuật ngữ ngành này mô tả tỷ lệ phần trăm khách hàng bỏ dịch vụ hoặc sản phẩm của công ty sau một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như trong vòng ba tháng.When Ari and Nick took a hard look at their company’s numbers, they realized the next task was to optimize the company’s “churn rate.” This industry term describes the percentage of clients who drop a company’s services or product after a given period, such as within three months.
Bằng cách sử dụng một công cụ có tên là ChartMogul, công ty đã theo dõi chính xác khoảng thời gian khách hàng sử dụng dịch vụ Ít làm. Các tác giả sớm phát hiện ra rằng những khách hàng cuối cùng từ bỏ dịch vụ là những người sử dụng nó ít hơn một lần trong vài tuần.Using a tool called ChartMogul, the company tracked exactly how long customers used Less Doing services. The authors soon discovered that clients who ended up dropping the service were those who used it less than once every few weeks.
Kiến thức này đã giúp Ari và Nick thiết lập một phương pháp tốt nhất. Khi khách hàng không hoạt động trong hai tuần, họ đảm bảo liên hệ trực tiếp với khách hàng và giải quyết bất kỳ vấn đề nào, để đảm bảo Việc làm ít hơn sẽ không làm mất công việc kinh doanh của khách hàng.This knowledge helped Ari and Nick to establish a best practice. When a client was inactive for two weeks, they made sure to personally reach out to the client and address any issues, to ensure Less Doing didn’t end up losing the client’s business.
Loại nỗ lực bổ sung này có vẻ tốn thời gian, nhưng đầu tư vào công ty của bạn luôn tốt hơn là để mất khách hàng do không hành động.This sort of extra effort might seem time-consuming, but it’s always better to invest in your company than to lose clients based on inaction.
Tất nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng tập hợp động lực để đi thêm chặng đường này. Bạn cũng có thể bực bội khi phát hiện ra rằng sau một năm làm việc chăm chỉ, bạn vẫn dành rất nhiều thời gian và tiền bạc cho công ty của mình.It isn’t always easy to muster the motivation to go this extra mile, of course. It can also be frustrating to discover that after a year of hard work, you’re still sinking a lot of time and money into your company.
Nhưng hãy nhớ rằng: nếu bạn muốn phát triển, bạn phải tiếp tục đầu tư.But remember: if you want to grow, you have to keep investing.
Đến giữa năm 2016, Ari và Nick vẫn đang làm việc chăm chỉ để cải thiện công ty. Ari đã ghi lại hàng chục giờ để nói chuyện với những khách hàng không hoạt động, làm việc để thúc đẩy tỷ lệ ngừng hoạt động của công ty từ 11% xuống còn 3%. Nick đã tự động hóa một số khía cạnh của bảng điều khiển để hỗ trợ thêm trong việc xóa các nhiệm vụ quan trọng khỏi bảng của nhóm. Họ cũng tăng cường nỗ lực tiếp cận bằng cách cá nhân hóa bản tin của công ty và tăng sự hiện diện của công ty trên Facebook.By mid-2016, Ari and Nick were still working hard to improve the company. Ari logged dozens of hours talking to inactive clients, working to drive the company’s churn rate from 11 percent down to three percent. Nick automated several aspects of the dashboard to help further in removing menial tasks from the team’s plate. They also strengthened outreach efforts by personalizing the company’s newsletter and increasing its presence on Facebook.
Tại thời điểm này, đội ngũ quản lý của Less doing đã lớn mạnh, vì vậy những người sáng lập quyết định đã đến lúc trao cho những người chơi chủ chốt một phần vốn cổ phần trong công ty.At this point, Less Doing’s managerial team had grown, so the founders decided it was time to give key players an equity share in the company.
Những động thái này đã được đền đáp và tính đến tháng 7 năm 2016, Less doing đã có tháng thành công nhất từ ​​trước đến nay, đạt doanh thu 100.000 đô la. Không quá tệ đối với một công ty khởi đầu như mơ trong bữa tối!These moves paid off, and as of July 2016, Less Doing had its most successful month ever, chalking up $100,000 in revenue. Not too bad for a company that started as a dream over dinner!
Đang đánh giá: Tóm tắt cuốn sách Idea to ExecutionIn Review: Idea to Execution Book Summary
Thông điệp chính trong phần tóm tắt cuốn sách này:The key message in this book summary:
Bạn không cần nhiều tiền để khởi nghiệp. Tất cả những gì bạn cần là khả năng sử dụng các công cụ hiện có để tạo ra một cấu trúc công ty vững chắc và sự kiên trì để tìm kiếm các cách cải thiện dịch vụ của bạn.You don’t need a lot of money to launch a start-up. All you need is the ability to use existing tools to create a solid company structure and the tenacity to search for ways to improve your services.
Lời khuyên hữu ích:Actionable advice:
Hãy cứng rắn khi bạn điều hành một công ty dịch vụ.Be tough when you’re running a services company.
Để đảm bảo trợ lý ảo đang cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt nhất có thể, Ari và Nick đã thực hiện chính sách “ba lần cảnh cáo và bạn sẽ ra ngoài”. Nếu một trợ lý mắc phải ba sai lầm quan trọng, người đó sẽ bị sa thải. Nó có vẻ khắc nghiệt, nhưng một chính sách như vậy đảm bảo rằng chỉ những người giỏi nhất mới làm việc cho bạn.To make sure virtual assistants were providing the best client experience possible, Ari and Nick implemented a policy of “three strikes, and you’re out.” If an assistant made three crucial mistakes, the person was fired. It might seem harsh, but such a policy ensures that only the best people are working for you.
idea_execution.txt · Last modified: 2021/04/12 21:36 by bacuro